Hoe automatiseer je een goedkeuringsproces met Power Automate?

Een goedkeuringsproces automatiseren met Microsoft Power Automate doe je door een trigger te koppelen aan de ingebouwde Approvals-connector, waarna verzoeken automatisch naar de juiste fiatteur worden gerouteerd. De goedkeurder reageert via e-mail of Teams, en de flow verwerkt het resultaat, zonder handmatige e-mailketens of gemiste notificaties. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opzetten van een betrouwbare approval workflow in Power Automate.

Welke soorten goedkeuringsprocessen kun je automatiseren met Power Automate? #

Power Automate ondersteunt meerdere typen goedkeuringsworkflows die vrijwel elk besluitvormingsproces afdekken. De keuze hangt af van hoeveel fiatteurs betrokken zijn en hoe hun beslissingen zich tot elkaar verhouden.

• Sequentiële goedkeuring: Goedkeurders beoordelen achtereenvolgens. Pas wanneer de eerste akkoord geeft, ontvangt de volgende het verzoek. Denk aan een inkooporder die eerst langs de teamleider en daarna langs de financieel directeur gaat.
• Parallelle goedkeuring: Meerdere goedkeurders ontvangen het verzoek tegelijkertijd. Je kiest tussen “Everyone must approve” (unanimiteit vereist) of “First to respond” (eerste reactie is beslissend).
• Conditionele goedkeuring: Op basis van drempelwaarden of regels wordt het verzoek naar andere fiatteurs gerouteerd. Bijvoorbeeld: facturen onder €1.000 gaan naar de teamleider, daarboven naar de directeur.
• Custom responses: Naast “Goedkeuren” en “Afwijzen” kun je eigen antwoordopties definiëren, zoals “Meer informatie opvragen”, handig voor genuanceerde besluitvorming.

Typische bedrijfsprocessen die organisaties automatiseren zijn verlofaanvragen, onkostendeclaraties, contractgoedkeuringen, inkooporders en toegangsverzoeken.

Wat heb je nodig om te beginnen met een goedkeuringsworkflow? #

Om een goedkeuringsworkflow in Power Automate te bouwen heb je een Microsoft 365-account met Power Automate-toegang nodig, een databron zoals SharePoint of Dataverse, en de juiste licentie voor de connectors die je gebruikt.

Standaardflows met SharePoint, Teams en Outlook werken op de meegeleverde Microsoft 365-licentie, daar is geen extra aankoop voor nodig. Een Power Automate Premium-licentie is pas vereist wanneer je verbinding maakt met Dataverse of andere premium connectors.

Houd rekening met het volgende:

• De Approvals-connector maakt automatisch een Dataverse-database aan bij eerste gebruik. De gebruiker die dit doet, heeft een beheerdersrol nodig in de omgeving.
• De Approvals-app in Microsoft Teams laat goedkeurders direct vanuit Teams reageren op verzoeken.
• Flows die zijn aangemaakt onder een persoonlijk account, stoppen zodra die medewerker de organisatie verlaat. Gebruik daarom een serviceaccount.

Hoe stel je een eenvoudig goedkeuringsproces in met Power Automate? #

Een basis-Power Automate-goedkeuring bouw je in vijf concrete stappen:

1. Kies een trigger: Selecteer bijvoorbeeld “When an item is created” in SharePoint, een formulierinzending via Forms, of een binnenkomende e-mail. Vermijd de trigger “When an item is created or modified“, die veroorzaakt oneindige lussen.
2. Voeg de goedkeuringsactie toe: Gebruik “Start and wait for an approval”. Kies het goedkeuringstype (single approver of first to respond) en vul de goedkeurder, het onderwerp en relevante details in.
3. Verwerk het resultaat: Voeg een Switch-actie toe op het outcome-veld. Maak aparte branches voor “Approve” en “Reject”.
4. Schrijf de status terug: Werk het SharePoint-item bij met het resultaat en eventuele opmerkingen. Dit maakt je lijst de single source of truth.
5. Stuur een bevestiging: Stel de aanvrager op de hoogte van de uitkomst via e-mail of Teams-bericht, inclusief de reden bij een afwijzing.

Goedkeurders ontvangen het verzoek als e-mail in Outlook, met knoppen om direct goed te keuren of af te wijzen, én als melding in de Teams Approvals-app.

Hoe werkt een meerstapsgoedkeuring met meerdere fiatteurs? #

Een meerstapsgoedkeuring bouw je door meerdere “Start and wait for an approval”-acties achter elkaar te plaatsen. Pas wanneer de eerste goedkeurder akkoord geeft, wordt het verzoek automatisch doorgestuurd naar de volgende fiatteur. Wijst iemand af, dan stopt de flow en wordt de aanvrager op de hoogte gesteld.

Het verschil met de eenvoudige opzet uit de vorige sectie zit in de conditionele routering tussen stappen. Je voegt tussen elke goedkeuring een conditie toe die bepaalt of de flow doorgaat, stopt, of een ander pad volgt. Zo kun je combinaties maken: eerst een “First to respond”-goedkeuring voor snelle voorselectie, gevolgd door een “Everyone must approve”-stap voor de definitieve beslissing.

Praktische tips voor meerstapsflows:

• Gebruik dynamische goedkeurders, haal het e-mailadres op uit een managerveld of afdelingslookup in plaats van het hard te coderen.
• De wachtactie kan maximaal 30 dagen wachten. Bouw een herinneringsmechanisme voor goedkeuringen die lang open kunnen staan.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het instellen van goedkeuringsworkflows? #

Bij het opzetten van een Power Automate-automatisering voor goedkeuringen lopen veel organisaties tegen dezelfde valkuilen aan:

• Verkeerde trigger: De trigger “When an item is created or modified” zorgt voor oneindige lussen omdat de flow zijn eigen statusupdate opnieuw triggert. Gebruik “When an item is created”.
• Geen afwijzingspad: Alle logica in de “Approved”-branch plaatsen en vergeten wat er bij “Rejected” moet gebeuren. Bouw altijd beide paden uit.
• Aanvrager niet informeren: Zonder bevestigingsmelding weet de indiener niet of het verzoek is goedgekeurd of afgewezen. Stuur altijd een notificatie terug.
• Ongeldige goedkeurders: Het “Assigned To”-veld vereist een correct e-mailadres of UPN. Fout opgemaakte waarden laten de hele flow mislukken.
• Flow op persoonlijk account: Wanneer die medewerker vertrekt, stopt de flow. Gebruik een gedeeld serviceaccount.
• Alleen het “happy path” testen: Test ook afwijzingen, ontbrekende waarden en onverwachte scenario’s om productieproblemen te voorkomen.

Hoe koppel je een goedkeuringsworkflow aan SharePoint of Teams? #

SharePoint en Teams zijn de twee meest gebruikte koppelingspunten voor een goedkeuringsworkflow. Welke het beste past, hangt af van hoe je team werkt.

Gebruik SharePoint als je een gestructureerde lijst of documentbibliotheek als databron wilt. De flow triggert wanneer een nieuw item wordt aangemaakt, routeert het verzoek naar de goedkeurder, en schrijft het resultaat terug naar een statuskolom. Dit is ideaal voor contractgoedkeuringen of inkooporders waarbij je een centraal overzicht wilt behouden.

De ingebouwde Approvals-app in Teams bezorgt goedkeuringsverzoeken als adaptive cards. Goedkeurders beoordelen en reageren zonder Teams te verlaten. Dit werkt het beste voor snelle, dagelijkse goedkeuringen zoals verlofaanvragen, waar een laagdrempelige ervaring belangrijk is.

Beide integraties loggen elk verzoek in een gecentraliseerde Approvals-hub, ondersteund door Dataverse, met een volledige audittrail.

Wanneer is Power Automate de juiste keuze voor goedkeuringsbeheer? #

Microsoft Power Automate is de juiste keuze wanneer je organisatie al werkt binnen het Microsoft 365-ecosysteem en behoefte heeft aan gestructureerde goedkeuringsprocessen zonder complexe ontwikkeltrajecten.

Power Automate past goed bij:

• Organisaties die al SharePoint, Teams of Outlook gebruiken
• Workflows met lage tot gemiddelde complexiteit
• Teams die snel resultaat willen zonder programmeerkennis
• Situaties waarin compliance en audit trails belangrijk zijn

Beperkingen doen zich voor bij zeer hoge volumes (dagelijkse flow-runlimieten zijn licentiegebonden), complexe enterprise-scenario’s met uitgebreide foutafhandeling en API-integraties, of organisaties buiten het Microsoft-ecosysteem. In die gevallen kan Azure Logic Apps een passender alternatief zijn.

Voor MKB-organisaties die praktisch willen starten, is Power Automate een pragmatische keuze. Begin met één eenvoudig proces, zoals verlofaanvragen, en bouw van daaruit verder. Wil je goedkeuringsworkflows combineren met een compleet klantbeheerplatform, kijk dan eens naar Cloudigy CRM, dat naadloos integreert met Power Platform. Hulp nodig bij het opzetten van jouw eerste goedkeuringsflow? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.