Microsoft Forms vind je via verschillende wegen binnen het Microsoft ecosysteem. De snelste route is rechtstreeks naar forms.office.com te gaan en in te loggen met je Microsoft-account. Je kunt Forms ook bereiken via het Office 365 app-launcher, Microsoft Teams, of SharePoint. Voor zakelijk gebruik heb je een Microsoft 365 Business of Enterprise licentie nodig, maar met een gratis Microsoft-account kun je ook al aan de slag met basisfunctionaliteiten.
Wat is Microsoft Forms en waar vind je het? #
Microsoft Forms is een gebruiksvriendelijke tool voor het maken van enquêtes, quizzen en formulieren die deel uitmaakt van de Microsoft 365 suite. Deze online applicatie maakt het mogelijk om snel professionele formulieren te bouwen zonder technische kennis. Je vindt Forms op verschillende plekken binnen het Microsoft ecosysteem, afhankelijk van hoe je werkt.
De meest directe toegang krijg je via forms.office.com. Hier log je in met je Microsoft-account en zie je direct al je formulieren op één plek. Werk je veel met Office.com? Dan vind je Forms tussen de andere Office-apps in het app-launcher menu. Ook binnen Microsoft Teams kun je Forms gebruiken, bijvoorbeeld om polls te maken tijdens vergaderingen of formulieren te delen in kanalen.
Voor SharePoint gebruikers is Forms geïntegreerd als webonderdeel. Je kunt formulieren direct toevoegen aan je SharePoint-pagina’s, wat handig is voor interne processen zoals verlofaanvragen of feedback verzamelen. Wat betreft licenties: met een gratis Microsoft-account kun je al beginnen, maar voor zakelijke toepassingen met meer opslagruimte en geavanceerde functies heb je een Microsoft 365 Business of Enterprise licentie nodig.
Hoe open je Microsoft Forms via je browser? #
Het openen van Microsoft Forms via je browser is verrassend simpel. Ga naar forms.office.com en log in met je Microsoft-account, dat kan een werk-, school- of persoonlijk account zijn. Na het inloggen kom je direct op je Forms-startpagina waar al je bestaande formulieren overzichtelijk worden weergegeven.
Een andere handige route is via het Office 365 app-launcher. Log in op office.com en klik op het menu met de negen puntjes linksboven. Hier zie je al je beschikbare Microsoft-apps, waaronder Forms. Zie je Forms niet direct? Klik dan op “Alle apps” om de complete lijst te bekijken. Voor dagelijks gebruik is het slim om Forms aan je favorieten toe te voegen in je browser, zo ben je altijd maar één klik verwijderd van je formulieren.
Pro-tip: maak een bladwijzer van je meest gebruikte formulieren. Dit doe je door naar het specifieke formulier te navigeren en de URL op te slaan als favoriet. Zo hoef je niet elke keer door je hele lijst met formulieren te zoeken. Ook handig: pin de Forms-app vast in je Office 365 launcher door op het pinnetje te klikken wanneer je over het Forms-icoon beweegt.
Kun je Microsoft Forms gebruiken zonder Office 365? #
Ja, je kunt Microsoft Forms gebruiken zonder betaald Office 365 abonnement. Met een gratis Microsoft-account krijg je toegang tot de basisfunctionaliteiten van Forms. Dit betekent dat je enquêtes en formulieren kunt maken, responses kunt verzamelen en resultaten kunt bekijken. Perfect voor persoonlijk gebruik of kleine projecten.
De gratis versie heeft wel beperkingen. Je kunt maximaal 200 formulieren maken met elk tot 1.000 responses. Ook mis je geavanceerde functies zoals vertakkingslogica voor complexe vragenlijsten en de mogelijkheid om formulieren te delen met externe respondenten zonder Microsoft-account. Voor veel kleine bedrijven en zzp’ers zijn deze limieten al snel een bottleneck.
Wanneer je formulieren intensief gebruikt voor bedrijfsprocessen, loop je tegen meer beperkingen aan. Denk aan het gebrek aan integratie met andere systemen, beperkte rapportagemogelijkheden en geen centrale opslag van klantgegevens. Op dat moment wordt een professionele CRM oplossing interessant, waarbij formulieren direct gekoppeld zijn aan je klantdatabase en automatisch workflows kunnen triggeren.
Wat zijn de alternatieven voor Microsoft Forms? #
Microsoft Forms is niet de enige speler in de markt van online formulieren. Google Forms is het bekendste gratis alternatief, vooral populair bij gebruikers die al werken met Google Workspace. Het biedt vergelijkbare basisfunctionaliteiten maar mist de diepe integratie met Microsoft-producten. SurveyMonkey en Typeform zijn professionelere alternatieven met uitgebreidere designmogelijkheden en analysetools, maar komen met een prijskaartje.
Voor organisaties die verder kijken dan alleen formulieren, zijn geïntegreerde CRM-systemen vaak een betere keuze. Deze platforms combineren formulierfunctionaliteit met klantbeheer, procesautomatisering en rapportages. Zo worden ingevulde formulieren automatisch gekoppeld aan klantprofielen en kunnen vervolgacties direct worden ingepland.
| Oplossing | Beste voor | Belangrijkste voordelen | Overwegingen |
|---|---|---|---|
| Microsoft Forms | Office 365 gebruikers | Naadloze integratie, geen extra kosten | Beperkte customization |
| Google Forms | Google Workspace teams | Gratis, onbeperkte formulieren | Basis features only |
| CRM met formulieren | Groeiende bedrijven | Complete klantview, automatisering | Investering in platform |
De keuze hangt af van je specifieke situatie. Voor incidentele enquêtes volstaat Forms prima. Maar wanneer formulieren een structureel onderdeel worden van je klantinteracties, salesproces of serviceverlening, dan biedt een geïntegreerde CRM-oplossing veel meer waarde door de directe koppeling met je bedrijfsprocessen.
Conclusie: van Forms naar professionele oplossingen #
Microsoft Forms is toegankelijk via forms.office.com, Office 365, Teams en SharePoint. Met een gratis account kun je direct aan de slag voor basis toepassingen zoals enquêtes en feedbackformulieren. De tool excelleert in eenvoud en Microsoft-integratie, wat het ideaal maakt voor organisaties die al binnen dit ecosysteem werken.
Voor groeiende organisaties worden de beperkingen van Forms vaak zichtbaar. Wanneer je merkt dat je handmatig data moet kopiëren tussen systemen, formulierresultaten niet automatisch leiden tot vervolgacties, of je overzicht verliest over klantinteracties, is het tijd voor een stap vooruit. Een CRM zoals we die bij Cloudigy ontwikkelen, integreert formulieren naadloos in je complete bedrijfsvoering.
Het mooie is dat je niet alles in één keer hoeft om te gooien. Begin met Microsoft Forms voor je eerste digitale stappen, en groei door naar een professionelere oplossing wanneer je bedrijf daaraan toe is. Wil je sparren over wat voor jouw situatie de beste aanpak is? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.