Cloudigy Logo

De Sociaal-Economische Raad vergemakkelijkt flexwerken met reserveringsapp ‘Bookit’

Samenwerken en kennis delen staan hoog op de agenda bij de SER in Den Haag. Daarvoor is het nodig dat medewerkers elkaar goed weten te vinden. In de coronaperiode is men begonnen met flexwerken; een werkwijze die goed past bij de moderne organisatie die de SER wil zijn. Vaste werkplekken op kantoor in Den Haag zijn dus verleden tijd. IT-manager Marcel van Gent ziet dit als een mooie ontwikkeling, maar ontdekte ook een valkuil: “je hebt minder zicht op waar en wanneer je collega’s op kantoor werken. Dus zochten we een manier om collega’s snel op te zoeken. En daar hadden we een app voor nodig.”

Op zoek naar de juiste partner

Onder leiding van Marcel ging de SER op zoek naar een app die aan deze vraag voldeed. Eerst werd gekeken wat er zoal in de markt werd aangeboden. Een aantal bestaande apps werd overwogen. Die kwamen uiteindelijk niet door de keuring vanwege hoge licentie- en onderhoudskosten, complexiteit en overbodige functies. De vraag van de SER was – met name in eerste instantie – summier. Waarom zou je dan een vermogen betalen aan functionaliteiten die je toch niet gebruikt? 

Met deze insteek werd de zoektocht hervat die vervolgens leidde naar Cloudigy. Na een aantal goede gesprekken en verhelderende demo’s werd besloten een nieuwe Power App te bouwen. Voor een fractie van de kosten van bestaande oplossingen werd de basis gelegd voor Bookit, de nieuwe reserveringsapp van de SER. Simpel, doeltreffend en efficiënt. 

Reserveren, in-en uitchecken en collega’s opsporen

Met Bookit kunnen gebruikers eenvoudig een werkplek of -ruimte reserveren, in- en uitchecken door een QR-code te scannen en collega’s opzoeken om mee samen te werken. Dat laatste gebeurt allemaal netjes conform de privacywetgeving; persoonsgegevens worden geanonimiseerd, veilig opgeslagen en na verloop van tijd verwijderd. 


Wisselende werkplek

De meeste gebruikers kunnen maximaal 2 tot 4 weken vooruit boeken. Marcel heeft hier een goede verklaring voor: “hiermee stimuleren we dat gebruikers regelmatig een andere werkplek kiezen. Daardoor komen ze met verschillende collega’s in contact. Zo leer je meer mensen kennen, en vergroot je de kans op uitwisseling van kennis. Vanuit die gedachte is het niet mogelijk om telkens dezelfde werkplek voor een langere periode vast te leggen.”

Synchronisatie met Outlook

Later in het proces is er een extra functionaliteit toegevoegd: synchronisatie met Outlook-ruimtes. Dit werkt 2 kanten op: reserveringen van (overleg)ruimtes in Bookit verschijnen in Outlook en andersom kunnen (bepaalde) gebruikers vanuit Outlook een ruimte reserveren.

Vooraf reserveren is trouwens geen verplichting. Gebruikers kunnen ter plekke reserveren door de QR-code te scannen. Het grootste voordeel van Bookit volgens Marcel: collega’s opzoeken. “Het is fijn om te zien wie van je collega’s aanwezig zijn én waar je ze kunt vinden.” Daarnaast biedt Bookit ook ander voordeel: De Power app geeft antwoord op de vraag wat we in de toekomst nodig hebben aan capaciteit. 

 

Vraagstelling

Hoe kunnen we op een eenvoudige manier flexwerkers opzoeken binnen ons bedrijfspand in Den Haag?

Gebruikte technieken

Power Automate

Power Apps

Outlook

Behaalde voordelen

Eenvoudig collega's opzoeken binnen het pand

App verschaft informatie waarmee toekomstige capaciteit pand kan worden bepaald