Van arbeidsintensieve werkstroom naar gemak
Voor het schooladvies wordt jaarlijks een normeringsonderzoek gedaan. Vanaf maart verzamelt 678 Onderwijs Advisering alle testuitslagen van de deelnemende scholen die met heel groep 8 de didactische toets maken.
In de voorbereiding werd voor elke school handmatig een bestand klaargezet. Vanwege de extra controles op de gegevens, de aantallen én de vele repeterende herhalingen was dit een arbeidsintensief proces dat veel tijd in beslag nam. Daar mocht een oplossing voor komen. Dat vond ook Marije Kapinga, directeur van 678 Onderwijs Advisering. “Tot nu toe was automatisering niet per se nodig en vanwege het werkproces ook lastig in te regelen. Maar voor het automatiseren van repeterende werkzaamheden bestaan tegenwoordig prima oplossingen. Dus ik wilde uitzoeken of ook dit werkproces te automatiseren viel. Dit bleek zo te zijn en dan is het fijn om weken werk te kunnen reduceren naar enkele uren”.
Microsoft Power Automate Platform
Marije zocht naar een oplossing en stuitte op de mogelijkheden voor automatisering binnen het Microsoft Power Automate Platform. Ze ging in eerste instantie zelf aan de slag. Dat bleek een pittige en vooral tijdrovende klus om even foutloos in te regelen. Hierop besloot Marije een Power Automate partner te zoeken. Deze zoektocht leidde naar de website van Cloudigy. “De klantcases op de website spraken mij erg aan. Die gaven mij het vertrouwen dat ik bij Cloudigy aan het juiste adres was voor een persoonlijke aanpak en vlotte samenwerking. Daarnaast zit Cloudigy net als wij in Amersfoort wat kan zorgen voor korte snelle lijnen”.
Procesoptimalisatie dankzij slimme Automate robot
Samen met Cloudigy werd een oplossing bedacht voor de arbeidsintensieve werkstromen. Het omgooien en volledig automatiseren van de huidige manier van werken bleek een brug te ver en niet wenselijk. Er werd gekozen om de focus te houden op de huidige voorbereidende werkstroom voor het onderzoek. Power Automate helpt hierbij om bestanden automatisch te openen en gegevens naar de juiste plek te sturen. Een stukje geautomatiseerde voorbereiding waarmee we de juiste bestanden voor de scholen op een veilige manier snel paraat hebben. Met twee geautomatiseerde werkstroomrobots geeft dit een efficiëntieslag van enkele weken arbeid per jaar.
Vraagstelling
Hoe kunnen we de voorbereidende werkstroom automatiseren en versnellen?
