De mensen achter de samenwerking
De samenwerking tussen Cloudigy en Vindicta ontstond vanuit één gedeelde overtuiging: automatisering werkt pas echt wanneer je begint bij het probleem.
Mark Exterkate, consultant bij Cloudigy, ondersteunt organisaties bij het verbeteren en automatiseren van hun processen met het Microsoft Power Platform. Hij focust op het blootleggen van knelpunten, stappen die onnodig tijd kosten of gevoelig zijn voor fouten, en vertaalt die naar praktische, geautomatiseerde oplossingen.
Alwin Haverkate, manager Servicedesk bij Vindicta, kent de dagelijkse operationele uitdagingen door en door. Samen onderzochten Cloudigy en Vindicta hoe automatisering direct waarde kon toevoegen aan het werk van de servicedesk.
De uitdaging: te veel handwerk, te weinig tijd
De servicedesk van Vindicta verwerkt dagelijks tientallen e-mails met klantmeldingen: incidenten, wijzigingsverzoeken en updates.
Tot voor kort werd elke mail handmatig gelezen, beoordeeld en naar de juiste map in Topdesk verplaatst. Dat kostte niet alleen tijd, maar zorgde ook voor inconsistentie. Waar de ene medewerker een incident zag, zag de ander een change. De verschillen in beoordeling leidden tot vertraging en fouten. Precies het soort knelpunt dat wij bij Cloudigy helpen oplossen.
De oplossing: AI als slimme assistent
Samen ontwikkelden Cloudigy en Vindicta een geautomatiseerd proces op basis van het Microsoft Power Platform. Niet de technologie zelf, maar de manier waarop deze wordt toegepast, maakt hier het verschil. Het doel is om dagelijkse processen eenvoudiger en sneller te maken.
Elke binnenkomende mail doorloopt automatisch drie stappen:
- Filtering: irrelevante of marketingmails worden automatisch verwijderd.
- AI-analyse: relevante mails worden met een lokaal draaiend GPT-model geclassificeerd als incident of change, inclusief prioriteit.
- Actie: de mail wordt automatisch in de juiste map geplaatst, waardoor het ticket in Topdesk direct wordt aangemaakt.
Bij prioriteit 1 ontvangt het team direct een melding via e-mail en Teams, zodat de opvolging onmiddellijk start.
Het resultaat is een volledig geautomatiseerde flow van binnenkomende mail tot geregistreerd ticket, zonder handmatige beoordeling.
Meetbaar resultaat: van 75% naar 95% nauwkeurigheid
Binnen enkele weken waren de resultaten zichtbaar. De nauwkeurigheid van de classificatie steeg van ongeveer 75% naar 95%, terwijl de servicedesk dagelijks ruim twee uur tijd bespaart.
Klanten ontvangen nu vrijwel direct een ticketnummer en hoeven niet meer te bellen om te vragen of hun melding is aangekomen.
Met slechts €12,50 per maand aan Azure-kosten levert de oplossing een besparing op die zich direct terugbetaalt.
Veilig en transparant
De oplossing draait volledig binnen de eigen Microsoft Azure-tenant van Vindicta. Klantdata blijft binnen de omgeving en wordt niet gebruikt voor modeltraining, volledig in lijn met de privacy- en compliancegaranties van Microsoft.
Het begint bij het herkennen van het probleem
“We zijn niet gestart met de vraag wat we met AI konden. We zijn gestart met de vraag waar het vastliep,” vertelt Mark Exterkate van Cloudigy.
“Als je weet waar de vertraging of foutgevoeligheid zit, kun je gericht verbeteren. Technologie is dan geen doel op zich, maar een hulpmiddel om mensen effectiever te laten werken.”
Alwin Haverkate van Vindicta vult aan: “Het verschil merken we elke dag. We reageren sneller, maken minder fouten en klanten krijgen direct feedback. Dat voelt professioneel en dat zien zij ook.”
De volgende stap: kennis delen
De samenwerking tussen Vindicta en Cloudigy laat zien dat kleine procesverbeteringen grote impact kunnen hebben. Daarom plannen de organisaties workshops om consultants en klanten te inspireren met praktische AI-toepassingen binnen hun eigen processen.
Veel bedrijven herkennen dezelfde uitdagingen: terugkerende werkzaamheden, foutgevoelige stappen of processen die onnodig tijd kosten. Door juist deze onderdelen slim te automatiseren, ontstaat ruimte voor kwaliteit, focus en groei.
Over Vindicta
Vindicta helpt organisaties vooruit met veilige, schaalbare IT-oplossingen en een servicedesk die meedenkt. Door innovatie in te zetten waar het echt verschil maakt, blijft IT eenvoudig, betrouwbaar en effectief.
Over Cloudigy
Cloudigy helpt organisaties processen te verbeteren door middel van automatisering met het Microsoft Power Platform. De aanpak richt zich op het opsporen van knelpunten in werkprocessen en het omzetten van handmatig werk in betrouwbare, schaalbare oplossingen.
Waar zit winst in jouw proces?
Neem contact op met onze specialisten van Cloudigy en ontdek hoe slimme automatisering jouw organisatie verder brengt.
Vraagstelling
Hoe kan AI de servicedesk dagelijkse knelpunten automatiseren, zodat medewerkers sneller, nauwkeuriger en efficiënter kunnen werken?
