Waarom eenvoud nodig was
Jarenlang gebruikte NVVC Zoho. Dat bood wel veel mogelijkheden, maar maakte alles juist ingewikkeld en onoverzichtelijk. Het bureau kreeg steeds meer werk aan het beheer en leden konden moeilijk hun weg vinden in de community en werkgroepen. Daarom wilde NVVC een oplossing die overzichtelijk is, veilig werkt en makkelijk kan meegroeien.
De keuze voor twee systemen
Tijdens de analyse koos NVVC voor een tweedelige aanpak, met een duidelijke verdeling tussen front-office en back-office.
- Front-office (Mett): Mett is het community- en samenwerkingsplatform van NVVC. Na inloggen hebben leden toegang tot alle mogelijkheden voor hun commissies, werkgroepen en projectgroepen. Het platform biedt een volledig transparante en intuïtieve omgeving voor communicatie, samenwerking en kennisdeling, waardoor leden eenvoudig activiteiten kunnen volgen, documenten kunnen beheren en met elkaar in contact blijven binnen hun specifieke groepen. Mett zorgt voor overzicht en gebruiksgemak, zodat leden optimaal kunnen samenwerken binnen de vereniging.
- Back-office (Microsoft Power Platform CRM, gebouwd door Cloudigy): Via Cloudigy’s marketing module binnen het eveneens door Cloudigy ontwikkelde Back-office CRM automatiseert NVVC de back-officeprocessen. Onder controle van de back-office medewerkers kunnen leden zelf hun gegevens in het CRM bijwerken, zoals bankrekeningnummers, adressen en andere persoonlijke informatie. Dit zorgt voor enorme efficiëntie, voorkomt eindeloos e-mailverkeer en maakt het mogelijk het ledenbestand continu en accuraat te monitoren, terwijl het bureau overzicht houdt over alle processen. Cloudigy verzorgde daarnaast de koppelingen met andere systemen zoals Mett en zorgt voor betrouwbare, schaalbare oplossingen.
Deze ‘best‑of‑both’ aanpak combineert het gebruiksgemak van Mett en de betrouwbaarheid en schaalbaarheid van het Microsoft Power Platform.
Cloudigy Marketing
Onlangs zette NVVC ook een volgende stap in de communicatie met haar leden. Via de Cloudigy Marketing-module verstuurt de vereniging nu eenvoudig nieuwsbrieven en updates rechtstreeks vanuit hetzelfde CRM-systeem. Zo blijven leden altijd op de hoogte van de laatste nieuwtjes en informatie, zonder dat daarvoor nog een aparte externe tool nodig is. Deze integratie zorgt niet alleen voor gemak en efficiëntie, maar ook voor één herkenbare en consistente manier van communiceren.
Samenwerking van organisaties
De grote kracht van dit project ligt in de samenwerking, waarbij ieder zijn eigen expertise en kunde heeft ingebracht. Door deze complementaire samenwerking kon de verandering efficiënt, overzichtelijk en toekomstbestendig worden doorgevoerd.
Gemak en controle
Deze nieuwe inrichting geeft rust en duidelijkheid. Voor leden voelt het nu alsof alles in één omgeving samenkomt: samenwerken gaat soepel en informatie is snel te vinden. Het CRM is op maat gemaakt, eenvoudig uit te breiden en ondersteunt processen zonder overbodige stappen.
Waar vroeger veel tijd verloren ging aan handmatig werk en fouten corrigeren, gaan inschrijvingen, profielbeheer en validatie nu automatisch en foutloos. Kosten en risico’s blijven onder controle, omdat standaardoplossingen slim zijn gecombineerd met maatwerk. Zo is er een goede balans tussen gemak voor de leden en regie voor het bureau.
“Door front‑office en back‑office te scheiden, vonden we de balans tussen gebruiksgemak voor leden en regie voor het bureau.”
Klaar voor de toekomst
De basis staat, het systeem is modulair en kan dus meegroeien. Zo kan NVVC verbeteringen blijven doorvoeren, zoals uitgebreidere formulieren en eventregistraties. Zo blijft de oplossing overzichtelijk én toekomstbestendig.
Vraagstelling
Hoe maak je van een wirwar aan systemen één overzichtelijk CRM dat leden gemak biedt en het bureau controle geeft?
