Tijd voor een efficiëntieslag
Al geruime tijd bestond er een specifiek vraagstuk over het digitaal verwerken van poststukken. De standaard software die hiervoor werd gebruikt was omslachtig en relatief kostbaar. Medewerkers moesten tot wel 5 verschillende schermen openen om het proces af te ronden. Een tijdrovende, inefficiënte workflow. Het paste ook niet langer bij een moderne bedrijfsvoering en dus werd het tijd voor een efficiëntieslag.
Alles vanuit één applicatie
Dat vond ook Henk Roos, hoofd interne automatisering bij Hoek en Blok. “Onze vraag was in eerste instantie vooral strategisch van aard. We hebben namelijk zeer goede ervaringen met het Microsoft-platform en maken veel gebruik van Office 365-apps. Indien mogelijk, zouden we liever de complete workflow van het inscannen van poststukken hier onderbrengen.”
Voor de oplossing ging Cloudigy nog een stapje verder: niet alleen de complete workflow werd verhuisd naar de Microsoft-omgeving, maar in het vervolg is slechts één applicatie nodig om alle stappen te doorlopen. Dat is precies waar de kracht zit van Microsoft Power Apps.
Dankzij de op maat gemaakte Power App is het dus niet langer nodig verschillende schermen te openen. Voortaan kan het hele proces van inscannen, toewijzen en versturen van gegevens allemaal vanuit dezelfde applicatie. Met een paar muislikken is het hele proces voltooid. Hoe dat precies werkt? Onder de motorkap wordt de kracht van Microsoft Power Automate aangewend. Power Automate maakt verbindingen met o.a. SharePoint, maar ook met AFAS: een boekhoudsysteem dat buiten de Microsoft-omgeving valt. De mogelijkheden zijn wat dat betreft eindeloos.
Tijdwinst en kostenbesparing
Volgens Henk Roos zijn ook de administratieve medewerkers zeer tevreden met de nieuwe workflow. “Het hele proces is dusdanig ingekort dat we veel tijd besparen op overbodige administratieve handelingen. Ook ideaal voor nieuwe medewerkers die veel sneller zelfstandig aan de slag kunnen”. Naast deze tijdwinst leidt de oplossing tot een flinke kostenbesparing. De gebruikte onderdelen voor deze oplossing vallen namelijk binnen de standaard Microsoft Power Apps-licentie; onderdeel van Office 365-licenties. De licentiekosten voor het stukje software dat voorheen werd gebruikt, komen daarmee te vervallen.
Vraagstelling
Hoe kunnen we de complexe workflow van het digitaliseren van poststukken vereenvoudigen binnen het Microsoft-platform?
