Microsoft Forms is een gratis online tool van Microsoft waarmee je snel en eenvoudig enquêtes, quizzen en formulieren kunt maken. Als onderdeel van Microsoft 365 kun je hiermee data verzamelen van collega’s, klanten of andere doelgroepen. Je kunt verschillende vraagtypes gebruiken, antwoorden automatisch analyseren en de resultaten exporteren naar Excel. Voor eenvoudige dataverzameling is Forms een handige oplossing, maar voor professionele bedrijfsprocessen met complexere workflows zijn vaak uitgebreidere tools zoals een CRM oplossing geschikter.
Wat is Microsoft Forms precies? #
Microsoft Forms is een cloudgebaseerde applicatie binnen het Microsoft 365 pakket waarmee je online formulieren, enquêtes en quizzen kunt maken zonder technische kennis. Het is vergelijkbaar met Google Forms, maar dan volledig geïntegreerd in het Microsoft ecosysteem.
De basisfuncties van Forms zijn behoorlijk uitgebreid. Je kunt enquêtes maken voor klanttevredenheid, registratieformulieren voor evenementen, quizzen voor onderwijsdoeleinden of feedbackformulieren voor medewerkers. Alles wat je maakt wordt automatisch opgeslagen in de cloud en is toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding.
Forms onderscheidt zich van andere dataverzamelingstools door de naadloze integratie met andere Microsoft diensten. Zo kun je resultaten direct exporteren naar Excel, automatische workflows opzetten met Power Automate, of formulieren delen via Teams. Voor organisaties die al werken met Microsoft 365 is dit een groot voordeel.
Het belangrijkste verschil met professionele dataverzamelingstools is dat Forms vooral geschikt is voor eenmalige of simpele dataverzameling. Voor complexere processen waarbij je klantgegevens wilt koppelen aan verkooptrajecten of servicetickets, heb je meer nodig dan alleen een formuliertool.
Hoe maak je een enquête of formulier in Forms? #
Het aanmaken van een formulier in Microsoft Forms is verrassend eenvoudig. Je begint door in te loggen op forms.microsoft.com met je Microsoft account, waarna je direct kunt kiezen tussen een nieuw formulier of een nieuwe quiz.
Het toevoegen van vragen werkt intuïtief met een drag-and-drop interface. Je klikt op “Nieuwe vraag toevoegen” en kiest het gewenste vraagtype. Voor elke vraag kun je aangeven of deze verplicht is, en je kunt direct een voorbeeld bekijken van hoe respondenten je formulier zullen zien. Het design aanpassen doe je via de thema-opties, waar je uit verschillende kleuren en achtergronden kunt kiezen of je eigen bedrijfslogo kunt uploaden.
Een krachtige functie is de voorwaardelijke logica, ook wel vertakking genoemd. Hiermee kun je vragen tonen of verbergen op basis van eerdere antwoorden. Stel dat je vraagt of iemand een product heeft gekocht, dan kun je alleen bij ‘ja’ doorvragen naar de tevredenheid. Dit maakt je formulieren dynamischer en relevanter voor respondenten.
Het delen van je formulier gebeurt via een unieke link die Forms automatisch genereert. Je kunt deze link kopiëren, per e-mail versturen of omzetten in een QR-code voor offline evenementen. Ook kun je het formulier embedden op een website of delen via sociale media. Let wel op dat je voor gevoelige bedrijfsinformatie beter een beveiligde oplossing kunt gebruiken waarbij je meer controle hebt over wie toegang heeft tot de data.
Welke soorten vragen kun je stellen in Forms? #
Microsoft Forms biedt een breed scala aan vraagtypes die je kunt gebruiken voor verschillende doeleinden. De meest gebruikte zijn meerkeuzevragen, waarbij respondenten één of meerdere opties kunnen selecteren uit een vooraf bepaalde lijst.
Voor open feedback zijn er tekstvragen in twee varianten: korte antwoorden voor namen of e-mailadressen, en lange antwoorden voor uitgebreide feedback of suggesties. Beoordelingsvragen kun je gebruiken met sterren of cijfers, perfect voor tevredenheidsonderzoeken. Ook zijn er Likert-schaalvragen waarbij mensen kunnen aangeven in hoeverre ze het eens zijn met stellingen.
Meer geavanceerde opties zijn datumvelden voor het plannen van afspraken, rangschikking waarbij respondenten items in volgorde van voorkeur kunnen zetten, en Net Promoter Score (NPS) vragen voor klantloyaliteit. Een bijzonder handige functie is de mogelijkheid om bestandsuploads toe te voegen, waarbij mensen documenten of afbeeldingen kunnen uploaden als onderdeel van hun reactie.
De effectiviteit van je formulier hangt sterk af van hoe je deze vraagtypes combineert. Voor een sollicitatieformulier gebruik je bijvoorbeeld tekstvragen voor contactgegevens, een bestandsupload voor het cv, en meerkeuzevragen voor beschikbaarheid. Voor complexere processen waarbij je antwoorden wilt koppelen aan klantprofielen of vervolgacties wilt automatiseren, loop je echter tegen de grenzen van Forms aan.
Hoe verzamel en analyseer je de resultaten? #
Het verzamelen van reacties in Microsoft Forms gebeurt volledig automatisch. Zodra iemand je formulier invult, zie je de resultaten direct verschijnen in het responsoverzicht. Dit real-time inzicht geeft je een snel beeld van trends en patronen in de antwoorden.
Forms genereert automatisch grafieken en statistieken voor elke vraag. Bij meerkeuzevragen zie je taartdiagrammen met percentages, bij beoordelingen krijg je gemiddelden en bij open vragen een overzicht van alle individuele antwoorden. Deze visualisaties zijn handig voor snelle analyses, maar bieden weinig mogelijkheden voor diepgaande segmentatie of kruistabellen.
Voor uitgebreidere analyse kun je alle resultaten exporteren naar Excel. Dit gebeurt met één klik en geeft je een spreadsheet met alle antwoorden, inclusief tijdstempels en respondentgegevens. In Excel kun je dan zelf pivot-tabellen maken, filters toepassen of de data verder bewerken. Ook is er integratie met Power Automate mogelijk, waarmee je automatische workflows kunt opzetten zoals het versturen van een bedankmail na invulling.
De beperkingen worden zichtbaar bij grotere datasets of wanneer je data uit meerdere formulieren wilt combineren. Forms is niet ontworpen voor het beheren van duizenden responses of het koppelen van formulierdata aan bestaande klantgegevens. Voor professionele dataverzameling waarbij je responses wilt verbinden met klanthistorie, verkoopkansen of servicetickets, is een CRM veel geschikter.
Wat zijn de alternatieven voor Microsoft Forms? #
De bekendste concurrent van Microsoft Forms is Google Forms, dat vergelijkbare functionaliteit biedt maar dan binnen het Google ecosysteem. Het grootste verschil zit in de integratie: waar Forms naadloos samenwerkt met Excel en Teams, is Google Forms gekoppeld aan Sheets en Drive.
Voor meer geavanceerde enquêtes zijn er tools zoals SurveyMonkey en Typeform. SurveyMonkey biedt uitgebreidere analysetools en meer vraagtypes, maar komt met een prijskaartje. Typeform onderscheidt zich door moderne, conversationele formulieren die één vraag tegelijk tonen, wat de gebruikerservaring verbetert maar minder geschikt is voor lange vragenlijsten.
Voor professionele bedrijfsprocessen waarbij dataverzameling slechts één onderdeel is van een groter geheel, zijn geïntegreerde oplossingen vaak beter. Een CRM-systeem combineert formulieren met klantbeheer, verkoopprocessen en servicefuncties. Hiermee kun je bijvoorbeeld een contactformulier direct koppelen aan een klantprofiel, automatisch taken aanmaken voor opvolging, en de volledige interactiehistorie bijhouden.
| Tool | Beste voor | Belangrijkste voordeel | Grootste beperking |
|---|---|---|---|
| Microsoft Forms | Eenvoudige enquêtes binnen Microsoft 365 | Gratis en geïntegreerd | Beperkte analysemogelijkheden |
| Google Forms | Samenwerking in Google Workspace | Real-time samenwerking | Basis design opties |
| SurveyMonkey | Professioneel marktonderzoek | Geavanceerde analyse | Relatief duur |
| CRM-oplossing | Geïntegreerde bedrijfsprocessen | Complete klantview | Meer setup vereist |
Conclusie: wanneer is Forms de juiste keuze? #
Microsoft Forms is een uitstekende keuze voor organisaties die al werken met Microsoft 365 en behoefte hebben aan snelle, eenvoudige dataverzameling. Voor interne enquêtes, eventregistraties of basisfeedback biedt het alle functionaliteit die je nodig hebt zonder extra kosten of complexe implementaties.
De tool schiet echter tekort wanneer je dataverzameling wilt integreren met bredere bedrijfsprocessen. Als je formulierdata wilt koppelen aan klantprofielen, automatische vervolgacties wilt instellen op basis van specifieke antwoorden, of responses wilt gebruiken voor sales- of serviceprocessen, dan loop je tegen de grenzen van Forms aan.
Voor professionele organisaties die dataverzameling zien als onderdeel van hun klantrelatiebeheer, is een geïntegreerde oplossing zoals Cloudigy CRM vaak een betere investering. Hiermee verzamel je niet alleen data, maar bouw je ook aan langdurige klantrelaties en stroomlijn je complete bedrijfsprocessen. Wil je meer weten over hoe een CRM-oplossing jouw dataverzameling naar een hoger niveau kan tillen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.