Microsoft Forms slaat je gegevens automatisch op in de Microsoft 365 cloud-omgeving. Specifiek worden alle reacties bewaard in een Excel-bestand dat zich bevindt in je persoonlijke OneDrive voor Business of in een gedeelde SharePoint-locatie als je het formulier via een groep hebt aangemaakt. Deze opslaglocatie wordt automatisch bepaald op basis van waar je het formulier hebt gemaakt. De data blijft veilig binnen de Microsoft-infrastructuur en voldoet aan alle privacy- en beveiligingsstandaarden die je van Microsoft 365 mag verwachten.
Waar slaat Microsoft Forms jouw gegevens precies op? #
Als je een formulier aanmaakt via Microsoft Forms, wordt er automatisch een Excel-bestand gegenereerd waarin alle reacties worden opgeslagen. Dit bestand komt terecht op een van twee plekken binnen je Microsoft 365 omgeving, afhankelijk van hoe je het formulier hebt aangemaakt.
Wanneer je een persoonlijk formulier maakt via forms.microsoft.com of vanuit je eigen Microsoft 365 account, wordt het Excel-bestand met reacties opgeslagen in je persoonlijke OneDrive voor Business. Je vindt dit bestand in een speciale map genaamd “Apps” en vervolgens in de submap “Microsoft Forms”. Het bestand krijgt dezelfde naam als je formulier, gevolgd door het woord “Responses”.
Voor formulieren die je aanmaakt binnen een Microsoft 365 groep of team, werkt de opslag net iets anders. Deze formulieren worden automatisch opgeslagen in de SharePoint-site die bij die groep hoort. Het Excel-bestand met reacties komt dan in de documentenbibliotheek van die SharePoint-site te staan. Dit maakt het delen van resultaten met teamleden een stuk makkelijker, omdat iedereen met toegang tot de groep ook bij de data kan.
De opslaglocatie wordt bepaald op het moment dat je het formulier aanmaakt en kan achteraf niet meer worden gewijzigd. Dit betekent dat je van tevoren goed moet nadenken of je een formulier persoonlijk wilt bewaren of juist wilt delen met een team.
Hoe krijg je toegang tot je opgeslagen Forms-gegevens? #
Je kunt op verschillende manieren bij de reacties van je Microsoft Forms komen. De makkelijkste route is direct via de Forms-interface zelf, waar je real-time resultaten kunt bekijken en analyseren.
Via de Forms-interface werk je als volgt:
- Open je formulier in Microsoft Forms
- Klik op het tabblad “Reacties” bovenaan
- Bekijk de samenvatting of individuele reacties
- Klik op “Openen in Excel” om de volledige dataset te downloaden
Voor directe toegang tot het Excel-bestand navigeer je naar je OneDrive voor Business. Ga naar de map Apps > Microsoft Forms en zoek het bestand met de naam van je formulier. Bij groepsformulieren vind je het bestand in de documentenbibliotheek van de bijbehorende SharePoint-site.
Het delen van resultaten met collega’s hangt af van waar je formulier is opgeslagen. Bij persoonlijke formulieren moet je actief het Excel-bestand of de Forms-resultaten delen via een deellink. Bij groepsformulieren hebben alle groepsleden automatisch toegang tot de resultaten, wat samenwerking vergemakkelijkt.
Je kunt de data ook exporteren naar andere formaten. Naast de standaard Excel-export kun je individuele reacties als PDF downloaden of de data kopiëren naar andere applicaties voor verdere analyse.
Wat zijn de beperkingen van Forms-dataopslag? #
Hoewel Microsoft Forms handig is voor basis dataverzameling, kom je bij intensiever gebruik tegen verschillende praktische beperkingen aan. Deze limitaties kunnen vooral voor professionele toepassingen een uitdaging vormen.
De opslaglimieten van Forms zijn gekoppeld aan je Microsoft 365 abonnement. Een formulier kan maximaal 50.000 reacties bevatten, wat voor veel organisaties voldoende is, maar bij grootschalige enquêtes of langlopende formulieren snel bereikt wordt. Daarnaast is er een limiet van 200 formulieren per gebruiker of groep.
Op het gebied van rapportage biedt Forms alleen basis visualisaties. Je krijgt simpele grafieken en percentages, maar geavanceerde analyses, kruistabellen of aangepaste dashboards zijn niet mogelijk binnen Forms zelf. Voor complexere rapportages moet je de data exporteren naar Excel of Power BI, wat extra handelingen vereist.
De mogelijkheden voor datamanipulatie zijn beperkt tot wat Forms standaard biedt. Je kunt geen automatische berekeningen uitvoeren, voorwaardelijke logica is beperkt, en het koppelen van reacties aan andere systemen vereist handmatig werk of externe tools. Voor organisaties die formulierdata willen integreren in hun bredere bedrijfsprocessen, zoals een CRM oplossing, vormt dit vaak een knelpunt.
Integratie met andere systemen buiten het Microsoft ecosysteem is complex. Hoewel Power Automate enkele mogelijkheden biedt, blijft het verbinden van Forms-data met externe databases, CRM-systemen of andere bedrijfsapplicaties een technische uitdaging die vaak maatwerk vereist.
Welke alternatieven zijn er voor het opslaan van formulierdata? #
Voor organisaties die meer willen dan basis dataverzameling, zijn er verschillende alternatieven die uitgebreidere mogelijkheden bieden voor het opslaan en beheren van formulierdata.
Professionele survey-tools zoals SurveyMonkey of Typeform bieden geavanceerdere vraagtypen en analysetools, maar missen vaak de naadloze integratie met bedrijfsprocessen. Google Forms is een gratis alternatief dat vergelijkbaar werkt met Microsoft Forms, maar dezelfde beperkingen kent op het gebied van datamanagement en integratie.
Voor organisaties die formulierdata willen verbinden met klantinteracties en bedrijfsprocessen, biedt een CRM systeem aanzienlijk meer mogelijkheden. In tegenstelling tot Forms kunnen CRM-systemen:
- Formulierdata automatisch koppelen aan klantprofielen
- Workflows triggeren op basis van ingevulde antwoorden
- Uitgebreide rapportages en dashboards genereren
- Data combineren met andere bronnen voor complete inzichten
- Toegangsrechten op detailniveau instellen
Database-oplossingen zoals Airtable of Microsoft Dataverse bieden meer flexibiliteit in datastructuur, maar vereisen technische kennis voor implementatie. SharePoint Lists met Power Apps vormt een middenweg binnen het Microsoft ecosysteem, waarbij je meer controle hebt over de dataopslag maar ook meer ontwikkeltijd moet investeren.
De keuze voor een alternatief hangt sterk af van je specifieke behoeften. Voor eenvoudige enquêtes volstaat Forms prima, maar zodra je data wilt integreren in bredere bedrijfsprocessen of geavanceerde analyses nodig hebt, loont het om naar robuustere oplossingen te kijken.
Conclusie: De beste aanpak voor jouw formuliergegevens #
Microsoft Forms biedt een toegankelijke oplossing voor het verzamelen van data, met automatische opslag in OneDrive of SharePoint. Voor basis enquêtes, feedback formulieren en simpele registraties werkt dit systeem prima. Je data blijft veilig binnen de Microsoft-omgeving en is makkelijk te exporteren naar Excel.
De beperkingen worden echter snel zichtbaar wanneer je organisatie groeit of je processen complexer worden. Als je merkt dat je regelmatig tegen de grenzen van Forms aanloopt, zoals bij het automatiseren van vervolgacties, het combineren van data uit verschillende bronnen, of het genereren van geavanceerde rapportages, is het tijd om naar alternatieven te kijken.
Voor organisaties die hun formulierdata willen integreren in bredere bedrijfsprocessen, biedt een CRM-systeem zoals Cloudigy CRM substantieel meer waarde. Hiermee transformeer je losse datapunten naar bruikbare bedrijfsinformatie, automatiseer je workflows en creëer je een compleet overzicht van alle klantinteracties.
De beste aanpak hangt af van jouw specifieke situatie. Begin met het evalueren van je huidige en toekomstige databehoefte. Gebruik Microsoft Forms voor eenvoudige toepassingen, maar wees niet bang om over te stappen naar een robuustere oplossing wanneer je bedrijf daarom vraagt. Wil je meer weten over hoe je formulierdata optimaal kunt benutten binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Meer weten over het inzetten enquêtes? De meeste van onze klanten kwamen bij ons terecht omdat ze tegen dezelfde vraag aanliepen. Welke situatie komt het meest overeen met jouw ervaring?