Hoe voorkom je gefragmenteerde systemen met low-code?

Low-code ontwikkeling voorkomt gefragmenteerde systemen door verschillende software en databases visueel met elkaar te verbinden zonder programmeerkennis. Het gebruikt drag-and-drop interfaces en kant-en-klare connectoren om data automatisch tussen systemen te laten stromen, waardoor dubbel werk en handmatige overdracht overbodig worden. Deze aanpak helpt MKB-bedrijven hun losse applicaties te integreren tot één samenhangend geheel.

Wat zijn gefragmenteerde systemen en waarom zijn ze een probleem? #

Gefragmenteerde systemen ontstaan wanneer verschillende afdelingen binnen je bedrijf eigen software gebruiken die niet met elkaar communiceren. Denk aan een CRM-systeem voor sales, een apart boekhoudsysteem voor finance en weer andere tools voor projectmanagement. Deze systemen werken als eilandjes zonder brug ertussen.

Het grootste probleem is dat medewerkers dezelfde informatie meerdere keren moeten invoeren. Een nieuwe klant wordt eerst in het CRM gezet, daarna handmatig overgetypt in de boekhouding, en vervolgens nog eens toegevoegd aan het projectmanagement systeem. Dit kost niet alleen veel tijd, maar zorgt ook voor fouten en frustratie.

In de praktijk zie je bij MKB-bedrijven vaak dat verkoop een deal sluit in hun systeem, maar de facturatie pas dagen later op de hoogte is omdat niemand het heeft doorgegeven. Of dat projectmanagers niet weten welke klanten al betaald hebben omdat die informatie in een ander systeem zit. Deze miscommunicatie leidt tot gemiste deadlines, ontevreden klanten en gefrustreerde medewerkers die meer bezig zijn met administratie dan met hun echte werk.

Hoe werkt low-code bij het verbinden van systemen? #

Low-code platforms zoals Microsoft Power Platform gebruiken visuele interfaces waarmee je systemen kunt koppelen zonder te programmeren. Je sleept simpelweg blokken naar een werkruimte en verbindt ze met lijnen, zoals het bouwen met LEGO. Deze blokken vertegenwoordigen acties zoals “haal data op uit systeem A” en “zet deze data in systeem B”.

Het geheim zit in de connectoren – voorgebouwde koppelingen naar populaire software. Power Automate heeft bijvoorbeeld connectoren voor meer dan 500 verschillende applicaties, van Outlook en SharePoint tot Salesforce en SAP. Je klikt gewoon op de connector die je nodig hebt, vult je inloggegevens in, en de verbinding is gemaakt.

Een praktisch voorbeeld: wanneer een nieuwe klant wordt toegevoegd in je CRM, kan een automatische flow deze gegevens direct doorsturen naar je boekhoudsoftware, een welkomstmail versturen, en een project aanmaken in je projectmanagement tool. Alles gebeurt automatisch binnen enkele seconden, zonder dat iemand iets hoeft over te typen.

Welke low-code tools zijn het meest geschikt voor systeemintegratie? #

Microsoft Power Automate is de populairste keuze voor systeemintegratie omdat het naadloos werkt met Office 365 en honderden andere applicaties. Het biedt kant-en-klare templates voor veelvoorkomende integraties zoals het synchroniseren van contacten tussen systemen of het automatisch verwerken van formulieren. Power Apps vult dit aan door je eigen gebruiksvriendelijke interfaces te laten bouwen bovenop je gekoppelde systemen.

Andere sterke opties zijn Zapier voor kleinere bedrijven die snel willen beginnen, en Make (voorheen Integromat) voor complexere scenario’s met veel conditionele logica. Voor bedrijven die alles in één systeem willen hebben, is een goede CRM oplossing vaak de beste keuze omdat deze als centrale hub fungeert waar alle data samenkomt.

De keuze hangt af van je specifieke situatie. Gebruik je vooral Microsoft producten? Dan is Power Platform de logische keuze. Werk je met veel verschillende cloud-applicaties? Dan biedt Zapier mogelijk meer flexibiliteit. Het belangrijkste is dat de tool past bij je huidige systemen en toekomstige plannen.

Wat zijn de eerste stappen om gefragmenteerde systemen aan te pakken? #

Begin met een grondige inventarisatie van alle systemen die je gebruikt. Maak een lijst van welke afdeling welke software gebruikt en welke data daar in zit. Identificeer vervolgens waar dezelfde informatie in meerdere systemen staat – dit zijn je data-silo’s. Focus vooral op processen waar medewerkers vaak klagen over dubbel werk of waar regelmatig fouten ontstaan.

Kies één proces om mee te beginnen, bij voorkeur iets simpels met grote impact. Een goed startpunt is vaak het automatisch synchroniseren van klantgegevens tussen twee systemen, of het automatiseren van een standaard workflow zoals het verwerken van aanvragen. Dit geeft snel resultaat en creëert draagvlak voor verdere integraties.

Werk met een pilot-project van enkele weken waarin je de integratie test met een kleine groep gebruikers. Verzamel feedback, los kinderziektes op, en rol dan pas uit naar de hele organisatie. Deze stapsgewijze aanpak voorkomt grote verstoringen en geeft je de kans om te leren en bij te sturen onderweg.

Hoe zorg je dat medewerkers meegaan in de verandering? #

Betrek medewerkers vanaf het begin door ze te vragen naar hun grootste frustraties met de huidige systemen. Laat ze meedenken over oplossingen en maak enkele enthousiastelingen tot ambassadeurs van het project. Deze key users kunnen collega’s helpen en fungeren als eerste aanspreekpunt bij vragen.

Training hoeft niet ingewikkeld te zijn. Organiseer korte sessies waarin je laat zien hoe de nieuwe integraties werken en wat het oplevert. Focus op de tijdwinst en verminderde frustratie, niet op de techniek. Maak simpele handleidingen met screenshots en zorg dat medewerkers weten waar ze terecht kunnen met vragen.

Vier kleine successen onderweg. Als de eerste integratie zorgt dat niemand meer dubbel werk hoeft te doen, deel dit dan breed. Positieve verhalen van collega’s werken beter dan alle presentaties bij elkaar. Wees ook eerlijk over uitdagingen en los problemen snel op om het vertrouwen te behouden.

Het implementeren van low-code integraties tussen je systemen is geen rocket science, maar vraagt wel om een doordachte aanpak. Door klein te beginnen, medewerkers te betrekken en stap voor stap uit te bouwen, transformeer je gefragmenteerde systemen tot een efficiënt geheel. Het resultaat? Meer tijd voor waardevol werk, minder fouten, en vooral: veel minder frustratie bij je team. Wil je weten hoe wij andere MKB-bedrijven hebben geholpen hun systemen te verbinden? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw organisatie.