Hoe verstuur je een Microsoft Forms formulier?

Het versturen van een Microsoft Forms formulier is verrassend eenvoudig. Je hebt verschillende opties: deel de directe link, verstuur het via e-mail, embed het op je website, of gebruik een QR-code. De meest gebruikte methode is het kopiëren van de deellink via de “Delen” knop rechtsboven in je formulier. Voor zakelijk gebruik zijn er wel beperkingen, waardoor veel bedrijven kiezen voor professionelere oplossingen met betere integratiemogelijkheden.

Wat is Microsoft Forms en waarom zou je het gebruiken? #

Microsoft Forms is een gratis online tool waarmee je snel enquêtes, quizzen en formulieren kunt maken. Het is onderdeel van het Microsoft 365 pakket en werkt naadloos samen met andere Office-applicaties. De interface is zo intuïtief dat je binnen enkele minuten je eerste formulier hebt gemaakt, zonder technische kennis.

De voordelen zijn duidelijk: je krijgt automatisch een overzicht van alle reacties, kunt real-time samenwerken met collega’s, en de resultaten worden direct gevisualiseerd in grafieken. Het platform verzamelt antwoorden in Excel voor verdere analyse. Voor eenvoudige dataverzameling, zoals tevredenheidsonderzoeken of aanmeldformulieren voor evenementen, is het een prima keuze.

Toch zijn er beperkingen die je moet kennen. De aanpassingsmogelijkheden voor design zijn beperkt, je kunt geen geavanceerde logica toevoegen, en de integratie met andere systemen is minimaal. Voor professionele gegevensverzameling waarbij je data direct wilt koppelen aan klantprofielen of vervolgacties wilt automatiseren, loop je tegen de grenzen aan.

Hoe maak je een Microsoft Forms formulier klaar voor verzending? #

Voordat je je formulier verstuurt, doorloop je best een checklist om fouten te voorkomen. Begin met het controleren van alle vragen: staan ze in de juiste volgorde, zijn de antwoordopties volledig, en is de spelling correct? Test vooral of verplichte velden goed zijn ingesteld, zodat respondenten belangrijke informatie niet kunnen overslaan.

Bekijk altijd de preview van je formulier. Klik op “Voorbeeld” om te zien hoe anderen je formulier ervaren. Let op de mobiele weergave, want veel mensen vullen formulieren in op hun telefoon. Als je vertakkingslogica gebruikt, test dan alle mogelijke paden om te controleren of respondenten de juiste vragen krijgen.

De belangrijkste instellingen vind je onder “Instellingen” rechtsboven:

• Bepaal of mensen anoniem mogen invullen of zich moeten aanmelden
• Stel in of iemand het formulier meerdere keren mag invullen
• Voeg een deadline toe als het formulier tijdelijk is
• Schakel e-mailmeldingen in om direct bericht te krijgen bij nieuwe reacties
• Personaliseer het bedankbericht dat mensen zien na het invullen

Welke manieren zijn er om een Microsoft Forms formulier te delen? #

Microsoft Forms biedt vijf hoofdmethoden om je formulier te delen, elk met eigen voordelen. De directe link is het meest flexibel: kopieer deze via de “Delen” knop en plak hem waar je wilt. Deze methode werkt overal, van WhatsApp tot nieuwsbrieven.

Via de e-mailoptie in Forms kun je direct uitnodigingen versturen. Het voordeel is dat je een persoonlijk bericht kunt toevoegen, maar het nadeel is dat je beperkt bent tot de opmaak van Microsoft. Voor massale verzending is dit niet ideaal.

Wil je het formulier op je website plaatsen? Gebruik dan de embed code. Deze HTML-code plak je in je website, waardoor bezoekers het formulier direct kunnen invullen zonder je site te verlaten. Let wel op: niet alle websitebouwers ondersteunen deze functie even goed.

De QR-code optie is handig voor fysieke locaties. Print de code op flyers of toon hem tijdens presentaties. Mensen scannen de code met hun telefoon en komen direct bij je formulier. Voor evenementen of in winkels werkt dit uitstekend.

Teams-integratie is ideaal voor interne formulieren. Voeg het formulier toe als tabblad in een Teams-kanaal, zodat collega’s het makkelijk kunnen vinden en invullen. De resultaten blijven binnen je organisatie, wat goed is voor de privacy.

Wat zijn de beperkingen van Microsoft Forms voor professioneel gebruik? #

Voor zakelijke toepassingen stuit je al snel op de grenzen van Microsoft Forms. De grootste beperking is het gebrek aan integratiemogelijkheden met andere bedrijfssystemen. Je kunt formulierdata niet automatisch synchroniseren met je CRM, wat betekent dat je handmatig gegevens moet overzetten.

Workflow automatisering is een ander pijnpunt. Na het invullen van een formulier wil je vaak vervolgacties triggeren: een welkomstmail sturen, een taak aanmaken voor je salesteam, of een afspraak inplannen. Microsoft Forms biedt deze mogelijkheden niet standaard, waardoor je processen inefficiënt blijven.

Ook qua branding en design ben je beperkt. Je kunt wel kleuren aanpassen en een logo toevoegen, maar voor een volledig gepersonaliseerde ervaring die aansluit bij je huisstijl kom je tekort. De rapportagemogelijkheden zijn basaal: je krijgt simpele grafieken, maar geen diepgaande analyses of kruistabellen.

Bij grote hoeveelheden data wordt het beheer lastig. Er is geen geavanceerd filteren, taggen of categoriseren mogelijk. Voor bedrijven die structureel klantfeedback verzamelen of complexe aanvraagprocessen hebben, is een CRM oplossing die formulieren direct koppelt aan klantprofielen en automatische workflows een logischer keuze.

Wanneer is een CRM-oplossing beter dan Microsoft Forms? #

Een CRM-systeem wordt interessant zodra je formulierdata wilt verbinden met je bredere bedrijfsprocessen. Waar Microsoft Forms stopt bij het verzamelen van antwoorden, gaat een CRM verder met automatische acties en slimme koppelingen.

Stel je voor: een klant vult een contactformulier in op je website. Met een CRM wordt deze informatie direct gekoppeld aan het klantprofiel, krijgt je salesteam een melding, en start automatisch een opvolgingsproces. De klant ontvangt een gepersonaliseerde bevestiging, en na drie dagen volgt automatisch een vervolgmail als er nog geen actie is ondernomen.

Deze voordelen maken een CRM waardevol:

• Alle klantinteracties op één plek, inclusief formulierinvullingen
• Automatische workflows die tijd besparen en fouten voorkomen
• Uitgebreide rapportages die inzicht geven in conversies en klantgedrag
• Directe koppeling tussen formulieren en verkoopkansen of supporttickets
• Teambreed overzicht van alle openstaande acties

Bedrijven die overstappen merken vaak direct het verschil. Geen dubbel werk meer, betere opvolging van leads, en meer inzicht in klantbehoeften. Voor organisaties die serieus werk maken van klantrelaties en procesoptimalisatie is een CRM de logische volgende stap.

Belangrijkste tips voor het succesvol versturen van online formulieren #

Ongeacht welk platform je gebruikt, bepaalde principes maken het verschil tussen een formulier dat wordt ingevuld en één die wordt genegeerd. Begin met heldere instructies: vertel mensen waarom je deze informatie vraagt en wat er daarna gebeurt. Transparantie vergroot de bereidheid om te delen.

Mobiel-vriendelijkheid is niet onderhandelbaar. Test je formulier op verschillende apparaten en zorg dat knoppen groot genoeg zijn voor touchscreens. Houd formulieren kort: elke extra vraag verlaagt de kans op voltooiing. Vraag alleen wat je echt nodig hebt.

Communiceer duidelijk over privacy. Mensen willen weten wat er met hun gegevens gebeurt. Een korte privacyverklaring of link naar je privacybeleid bouwt vertrouwen op. Plan ook je opvolging: wat gebeurt er nadat iemand het formulier heeft ingevuld? Een automatische bevestiging is het minimum.

Voor professionele doeleinden is het slim om verder te kijken dan basale formuliertools. Een geïntegreerde oplossing die past bij je bedrijfsdoelen bespaart op lange termijn tijd en verbetert de klantervaring. Bij Cloudigy helpen we organisaties met het implementeren van slimme oplossingen die formulieren naadloos integreren in bredere bedrijfsprocessen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.