Hoe verstuur ik een Microsoft Forms formulier?

Microsoft Forms versturen doe je door na het maken van je formulier op de knop “Delen” te klikken in de rechterbovenhoek. Je krijgt dan verschillende opties: een directe link kopiëren, een QR-code genereren, per e-mail versturen of de HTML-code gebruiken om het formulier op je website te plaatsen. De eenvoudigste methode is het kopiëren van de link die je vervolgens kunt delen via elk communicatiekanaal.

Wat is Microsoft Forms en hoe werkt het versturen? #

Microsoft Forms is een gratis online tool waarmee je enquêtes, quizzen en formulieren kunt maken zonder technische kennis. Het is onderdeel van het Microsoft 365-pakket en werkt naadloos samen met andere Microsoft-applicaties zoals Excel en Teams. Het versturen van een formulier gebeurt via verschillende deelmethoden die je vindt onder de “Delen”-knop.

Het basisprincipe is simpel: je maakt een formulier, bepaalt wie toegang krijgt en kiest hoe je het wilt delen. Respondenten kunnen je formulier invullen via een webbrowser op elk apparaat, zonder dat ze een Microsoft-account nodig hebben. De antwoorden worden automatisch verzameld en kun je real-time bekijken in Forms zelf of exporteren naar Excel.

Voor veel bedrijven is Forms een prima startpunt, maar wanneer je groeit en meer wilt doen met de verzamelde data, loop je tegen beperkingen aan. Professionelere alternatieven zoals een CRM oplossing bieden dan uitkomst met geavanceerde mogelijkheden voor automatisering, klantbeheer en dataverwerking.

Hoe verstuur je een Microsoft Forms formulier via een link? #

Het genereren van een deelbare link is de meest gebruikte methode om je Forms formulier te versturen. Open je formulier en klik rechtsboven op “Delen”. Je ziet direct een link die je kunt kopiëren. Deze link kun je verkorten door het vinkje bij “Korte URL” aan te zetten, wat handig is voor sociale media of SMS-berichten.

Naast de standaard link heb je meer opties:

• QR-code: Klik op het QR-code icoon om een code te genereren die je kunt downloaden en printen
• Insluitcode: Via het </> icoon krijg je HTML-code om het formulier direct op je website te plaatsen
• Toegangsrechten: Onder “Delen” bepaal je of alleen mensen binnen je organisatie of iedereen het formulier mag invullen

Een belangrijke tip: controleer altijd je privacy-instellingen voordat je de link deelt. Standaard staat Forms vaak ingesteld op “Alleen mensen in mijn organisatie”, wat betekent dat externe respondenten geen toegang hebben. Pas dit aan naar “Iedereen met de link kan reageren” als je het formulier breder wilt delen.

Kan je een Microsoft Forms formulier per e-mail versturen? #

Ja, Microsoft Forms heeft een ingebouwde e-mailfunctie die vooral handig is wanneer je Outlook gebruikt. Klik op “Delen” en vervolgens op het e-mail icoon. Forms opent automatisch een nieuw e-mailbericht met de link naar je formulier. Je kunt het onderwerp en de begeleidende tekst aanpassen voordat je verstuurt.

Het versturen per e-mail heeft voor- en nadelen. Voordelen zijn de persoonlijke aanpak en de mogelijkheid om direct specifieke ontvangers te selecteren. Nadelen zijn dat je handmatig e-mailadressen moet toevoegen en geen automatische herinneringen kunt instellen. Ook kun je niet zien wie de e-mail heeft geopend, alleen wie het formulier heeft ingevuld.

Voor het personaliseren van uitnodigingen kun je het beste eerst een e-mailsjabloon maken in Word of Outlook. Kopieer de Forms-link erin en pas de tekst aan per doelgroep. Het volgen van responses doe je in Forms zelf via het tabblad “Antwoorden”, waar je real-time ziet hoeveel mensen hebben gereageerd en wat hun antwoorden zijn.

Wat zijn de beperkingen van Microsoft Forms bij het versturen? #

Microsoft Forms heeft verschillende beperkingen die vooral merkbaar worden wanneer je professioneler wilt werken. Het maximaal aantal respondenten ligt op 5.000 per formulier voor werk- en schoolaccounts. Ook kun je geen geavanceerde workflows instellen, zoals automatische vervolgacties op basis van gegeven antwoorden of integratie met andere bedrijfssystemen.

Andere belangrijke beperkingen zijn:

• Geen mogelijkheid voor conditionele e-mails of automatische herinneringen
• Beperkte opmaakopties en branding mogelijkheden
• Geen geavanceerde rapportages of dashboards
• Ontbreken van een centraal contactbeheer voor respondenten

Deze beperkingen maken dat veel groeiende bedrijven overstappen naar een CRM systeem. Zo’n oplossing biedt niet alleen betere mogelijkheden voor dataverzameling, maar integreert formulieren direct met klantgegevens, automatiseert opvolging en biedt uitgebreide analysemogelijkheden. Je behoudt alle voordelen van eenvoudige formulieren, maar krijgt er een compleet systeem voor klantbeheer en procesautomatisering bij.

Welke alternatieven zijn er voor Microsoft Forms? #

Er zijn verschillende alternatieven voor Microsoft Forms, elk met eigen sterke punten. Google Forms is vergelijkbaar qua functionaliteit en ook gratis. Typeform biedt mooiere designs en een betere gebruikerservaring, maar is duurder. SurveyMonkey heeft uitgebreidere analysemogelijkheden en JotForm excelleert in integraties met andere tools.

De keuze tussen een simpel formuliertool en een complete oplossing hangt af van je situatie. Een los formulier is voldoende wanneer je:

• Incidenteel feedback verzamelt
• Eenvoudige registraties doet voor evenementen
• Interne polls houdt binnen je team

Een geïntegreerde CRM oplossing biedt meerwaarde wanneer je formulieren structureel gebruikt voor klantcontact, leadgeneratie of serviceverzoeken. Dan wil je namelijk niet alleen data verzamelen, maar deze ook direct koppelen aan klantprofielen, automatisch opvolging genereren en trends analyseren. Denk aan situaties zoals het bijhouden van supportverzoeken, het managen van offerteaanvragen of het opvolgen van klanttevredenheidsonderzoeken.

Conclusie: van formulieren naar slimme dataverwerking #

Het versturen van Microsoft Forms formulieren is eenvoudig: maak je formulier, klik op delen en kies je voorkeursmethod. Of je nu kiest voor een directe link, QR-code of e-mail, de basis blijft hetzelfde. Forms is een prima tool voor eenvoudige dataverzameling en werkt goed voor basistoepassingen.

Maar wanneer je merkt dat je tegen grenzen aanloopt, meer wilt automatiseren of behoefte hebt aan betere integratie met je bedrijfsprocessen, is het tijd voor een professionelere aanpak. Het handmatig verwerken van formulierdata kost steeds meer tijd en je mist kansen voor automatisering en klantinzicht.

Voor groeiende bedrijven die meer willen dan alleen data verzamelen, biedt onze CRM oplossing de natuurlijke volgende stap. Je behoudt de eenvoud van formulieren maar krijgt er krachtige tools voor automatisering, klantbeheer en dataanalyse bij. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan werken? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.