Hoe open ik verzonden Microsoft-formulieren?

Om verzonden Microsoft Forms te openen, ga je naar forms.microsoft.com en log je in met je Microsoft-account. Je vindt al je formulieren direct op het dashboard, waar je ze kunt openen door erop te klikken. Verzonden formulieren blijven toegankelijk via je Forms-portal, OneDrive of SharePoint, afhankelijk van waar je ze hebt opgeslagen. Dit artikel helpt je met het terugvinden, bekijken en beheren van je formulieren.

Waar vind ik mijn verzonden Microsoft Forms terug? #

Je verzonden formulieren vind je op verschillende plekken binnen het Microsoft-ecosysteem. De belangrijkste locatie is de Microsoft Forms-portal op forms.microsoft.com. Hier zie je al je formulieren overzichtelijk op je persoonlijke dashboard staan.

Als je formulieren hebt gemaakt binnen een Microsoft 365-groep of team, vind je deze terug in de bijbehorende SharePoint-site. Navigeer naar de documenten bibliotheek van je team en zoek naar de map ‘Apps’ of ‘Forms’. Voor formulieren die je persoonlijk hebt gemaakt, worden kopieën automatisch opgeslagen in je OneDrive onder ‘Apps’ en vervolgens ‘Microsoft Forms’.

Een handige tip voor betere vindbaarheid is het gebruik van duidelijke namen en het toevoegen van beschrijvingen aan je formulieren. Je kunt ook mappen aanmaken in je Forms-portal om formulieren te groeperen per project of afdeling. Dit maakt het terugvinden van specifieke formulieren veel eenvoudiger, vooral wanneer je er veel gebruikt.

Hoe bekijk ik de antwoorden van mijn verzonden formulieren? #

Het bekijken van antwoorden in Microsoft Forms is eenvoudig. Open je formulier en klik op het tabblad ‘Antwoorden’ bovenaan. Hier krijg je direct een visueel overzicht van alle ontvangen reacties met grafieken en samenvattingen per vraag.

Je hebt verschillende opties om de resultaten te bekijken:

• Bekijk individuele antwoorden door op ‘Resultaten weergeven’ te klikken
• Download alle antwoorden naar Excel voor uitgebreide analyse
• Deel een samenvatting van de resultaten via een link met collega’s
• Bekijk real-time updates wanneer nieuwe antwoorden binnenkomen

Voor zakelijke toepassingen is de Excel-export vaak het handigst. Deze functie maakt een spreadsheet met alle antwoorden, inclusief tijdstempels en respondentgegevens. Je kunt deze data vervolgens gebruiken voor verdere analyse, rapportages of integratie met andere systemen. Let wel op dat bij grote hoeveelheden data de verwerkingstijd kan oplopen.

Kan ik een verzonden formulier nog aanpassen? #

Ja, je kunt een verzonden formulier nog aanpassen, maar er zijn belangrijke beperkingen. Je kunt vragen toevoegen, tekstuele wijzigingen doorvoeren en de vormgeving aanpassen zonder dat bestaande antwoorden verloren gaan. Echter, het wijzigen van vraagtypen of het verwijderen van vragen kan invloed hebben op je bestaande data.

Wat je veilig kunt aanpassen:

• Spelfouten corrigeren in vragen en antwoordopties
• Nieuwe vragen toevoegen aan het einde van je formulier
• De volgorde van vragen wijzigen
• Thema’s en kleuren aanpassen

Voor grote wijzigingen is het verstandiger om een kopie van je formulier te maken. Ga naar de drie puntjes rechtsboven en kies ‘Dupliceren’. Zo behoud je de originele versie met alle antwoorden intact. Dit is vooral handig wanneer je een formulier wilt hergebruiken voor een nieuwe periode of project, maar toch de historische data wilt bewaren.

Wat zijn de beperkingen van Microsoft Forms voor zakelijk gebruik? #

Microsoft Forms heeft verschillende beperkingen die vooral merkbaar worden bij intensief zakelijk gebruik. Het maximale aantal vragen per formulier is beperkt tot 100, en je kunt maximaal 50.000 antwoorden per formulier ontvangen. Voor kleine tot middelgrote projecten is dit meestal voldoende, maar groeiende bedrijven lopen hier snel tegenaan.

Andere belangrijke beperkingen zijn de beperkte integratiemogelijkheden met externe systemen, het ontbreken van geavanceerde workflow-automatisering en de minimale mogelijkheden voor merkpersonalisatie. Ook het beheer van klantgegevens en het koppelen van formulierdata aan klantprofielen is niet mogelijk binnen Forms zelf.

Voor organisaties die deze grenzen bereiken, biedt een CRM oplossing uitkomst. Hiermee combineer je formulieren direct met klantbeheer, automatiseer je vervolgacties en creëer je een compleet overzicht van alle klantinteracties. Dit bespaart niet alleen tijd maar geeft ook veel meer inzicht in je klantrelaties.

Welke alternatieven zijn er voor Microsoft Forms? #

Er zijn verschillende alternatieven voor Microsoft Forms, elk met eigen voor- en nadelen. Google Forms biedt vergelijkbare basisfunctionaliteit, terwijl tools als Typeform en SurveyMonkey meer geavanceerde vraagtypen en designopties hebben. Voor zakelijk gebruik zijn echter geïntegreerde oplossingen vaak effectiever.

Een CRM-systeem met ingebouwde formulierfunctionaliteit biedt belangrijke voordelen:

• Automatische koppeling van formulierdata aan klantprofielen
• Workflow-automatisering voor opvolging van inzendingen
• Uitgebreide rapportage- en analysemogelijkheden
• Volledige integratie met verkoop- en marketingprocessen

De overstap naar een uitgebreidere oplossing is vooral zinvol wanneer je formulieren gebruikt voor leadgeneratie, klanttevredenheidsonderzoeken of serviceaanvragen. In deze gevallen wil je niet alleen data verzamelen, maar ook direct actie ondernemen op basis van de antwoorden. Een CRM maakt dit mogelijk door formulieren te integreren in je complete klantproces.

Conclusie: van formulieren naar complete klantoplossingen #

Het openen en beheren van Microsoft Forms is relatief eenvoudig via de Forms-portal, OneDrive of SharePoint. Je kunt antwoorden bekijken, exporteren naar Excel en beperkte aanpassingen maken aan verzonden formulieren. Voor basistoepassingen zoals enquêtes en registraties werkt Forms prima.

Wanneer je organisatie groeit en je behoefte hebt aan meer dan alleen dataverzameling, wordt het tijd om verder te kijken. De beperkingen in integratie, automatisering en klantbeheer maken dat veel bedrijven uiteindelijk kiezen voor een completere oplossing.

Bij Cloudigy helpen we organisaties met het professionaliseren van hun formulierprocessen door deze te integreren in een volledig CRM-systeem. Dit geeft je niet alleen betere formuliermogelijkheden, maar ook direct inzicht in klantrelaties en de mogelijkheid om processen te automatiseren. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan werken? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.