Hoe kan ik een vertakking toevoegen aan een formulier of toets in Microsoft Forms?

Een vertakking in Microsoft Forms voegt je toe door in bewerkingsmodus bij een vraag op de drie puntjes te klikken en ‘Vertakking toevoegen’ te selecteren. Vervolgens stel je voorwaarden in die bepalen welke vervolgvraag de respondent te zien krijgt op basis van zijn antwoord. Dit maakt je formulier dynamisch en gepersonaliseerd, waardoor je relevantere informatie verzamelt en de gebruikerservaring verbetert.

Wat is een vertakking in Microsoft Forms en waarom zou je het gebruiken? #

Een vertakking in Microsoft Forms is een functie waarmee je dynamische vragenreeksen maakt die zich aanpassen aan de antwoorden van respondenten. In plaats van dat iedereen dezelfde vragen in dezelfde volgorde ziet, bepaalt de vertakkingslogica welke vragen volgen op basis van eerdere antwoorden.

Dit werkt door voorwaarden in te stellen: als iemand bijvoorbeeld ‘Ja’ antwoordt op de vraag “Heb je ervaring met projectmanagement?”, krijgt hij vervolgvragen over specifieke projecten. Bij ‘Nee’ slaat het formulier deze vragen over en gaat direct naar het volgende relevante onderwerp. Zo creëer je een gepersonaliseerde ervaring voor elke invuller.

Praktische toepassingen vind je overal. Bij gepersonaliseerde enquêtes voorkom je dat mensen irrelevante vragen krijgen, wat de respons verhoogt. Adaptieve toetsen passen het niveau aan op basis van eerdere antwoorden, en bij klantintakes verzamel je alleen de informatie die voor die specifieke klant relevant is. Dit maakt je gegevensverzameling niet alleen efficiënter, maar ook gebruiksvriendelijker.

Het verschil met traditionele lineaire formulieren is groot. Waar iedereen vroeger door dezelfde lange lijst vragen moest, creëer je nu kortere, relevantere paden. Dit vermindert formuliermoeheid en verbetert de kwaliteit van je data.

Hoe voeg je stap voor stap een vertakking toe aan je formulier? #

Het toevoegen van een vertakking begint met het openen van je formulier in bewerkingsmodus. Log in op Microsoft Forms en selecteer het formulier waaraan je vertakkingen wilt toevoegen. Zorg dat je al enkele vragen hebt toegevoegd, want zonder vragen kun je geen vertakkingen instellen.

Klik bij de vraag waaraan je een vertakking wilt toevoegen op de drie puntjes rechtsboven in het vraagblok. In het menu dat verschijnt, selecteer je ‘Vertakking toevoegen’. Nu opent zich een nieuw scherm waar je de vertakkingslogica kunt instellen.

In dit scherm zie je alle mogelijke antwoorden van je vraag. Bij elk antwoord kun je uit een dropdown-menu kiezen naar welke vraag het formulier moet springen. Je opties zijn:

• Ga naar een specifieke vraag
• Ga naar het einde van het formulier
• Ga naar de volgende vraag (standaardoptie)

Stel voor elk mogelijk antwoord in waar de respondent naartoe gaat. Test je vertakkingen altijd door het formulier in voorbeeldmodus te doorlopen. Controleer of alle paden logisch zijn en dat niemand in een doodlopende straat belandt.

Welke soorten vragen werken het beste met vertakkingen? #

Meerkeuzevragen zijn de absolute kampioenen voor vertakkingen. Met duidelijke, vooraf gedefinieerde opties kun je precies bepalen welk pad elke keuze opent. Een vraag als “In welke sector werk je?” met opties zoals ‘Onderwijs’, ‘Zorg’ of ‘IT’ leidt perfect naar sectorspecifieke vervolgvragen.

Ja/nee vragen zijn ideaal voor eenvoudige vertakkingen. “Gebruik je al automatiseringstools?” bepaalt of je doorvraagt naar ervaringen of juist naar behoeften. Beoordelingsschalen werken ook goed: bij een lage tevredenheidsscore vraag je door naar verbeterpunten, bij een hoge score naar succesfactoren.

Effectieve vertakkingsscenario’s zie je vaak bij:

• Klanttevredenheidsonderzoeken die dieper ingaan op problemen
• Sollicitatieformulieren die vragen aanpassen aan functieniveau
• Productregistraties die support aanbieden bij installatieproblemen

Bij het structureren van je vragenlogica, houd het simpel. Te veel vertakkingsniveaus maken het formulier complex en verhogen de kans op fouten. Als je merkt dat je formulier een ingewikkeld stroomdiagram wordt, is het tijd om na te denken over professionelere oplossingen. Een CRM oplossing biedt dan meer flexibiliteit met geavanceerde condities, integraties en geautomatiseerde workflows.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het instellen van vertakkingen? #

Circulaire vertakkingen zijn een klassieke valkuil waarbij vraag A naar vraag B leidt, en vraag B weer terug naar vraag A. Respondenten raken gevangen in een eindeloze lus. Dit voorkom je door je vertakkingslogica eerst op papier uit te tekenen voordat je het implementeert.

Te complexe logica is een andere veelvoorkomende fout. Als je vertakkingen drie of vier niveaus diep gaan met tientallen verschillende paden, wordt het onbeheersbaar. Niet alleen voor jou als beheerder, maar ook voor gebruikers die de weg kwijtraken. Houd maximaal twee vertakkingsniveaus aan voor optimale helderheid.

Het vergeten van eindpunten zorgt voor frustratie. Elke vertakkingspad moet ergens eindigen, bij voorkeur met een duidelijke afsluiting of bedankpagina. Test daarom elk mogelijk pad in je formulier.

Voor het debuggen van problemen:

• Gebruik de voorbeeldmodus uitgebreid
• Laat collega’s het formulier testen
• Documenteer je vertakkingslogica in een apart document
• Maak een visueel schema van alle paden

Deze documentatie is goud waard voor toekomstig onderhoud. Als je over drie maanden iets moet aanpassen, weet je precies hoe de logica in elkaar zit.

Wanneer is Microsoft Forms niet genoeg en wat zijn de alternatieven? #

Microsoft Forms bereikt zijn grenzen bij complexe bedrijfsprocessen. De beperkte integratiemogelijkheden maken het lastig om data automatisch naar andere systemen te sturen. Je kunt geen geavanceerde workflows bouwen die acties triggeren op basis van formulierantwoorden, zoals het automatisch aanmaken van taken of het versturen van gepersonaliseerde follow-ups.

Professionele CRM-systemen bieden uitgebreidere mogelijkheden. Ze ondersteunen complexere formulierlogica met meerdere condities, berekeningen en dynamische velden. Data-integratie gebeurt naadloos met andere bedrijfssystemen, en workflow-automatisering zorgt dat processen zonder handmatig werk doorlopen.

Een overstap is zinvol wanneer:

• Je formulierdata direct in je klantsysteem wilt hebben
• Meerdere teams met dezelfde informatie werken
• Je automatische acties wilt koppelen aan antwoorden
• Je rapporten en analyses nodig hebt over langere periodes
• Formulieren deel uitmaken van grotere bedrijfsprocessen

Voor een eenvoudige enquête of feedbackformulier is Forms prima. Maar zodra formulieren een belangrijke rol spelen in je klantprocessen, verkoop of service, biedt een professionele oplossing de schaalbaarheid en flexibiliteit die je nodig hebt.

Conclusie: maak slimme keuzes voor je formulieren en dataverzameling #

Vertakkingen in Microsoft Forms maken je formulieren dynamisch en gebruiksvriendelijk. Je hebt geleerd hoe je ze toevoegt, welke vraagtypen het beste werken, en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt. Voor eenvoudige enquêtes en feedback is Forms met vertakkingen een uitstekende keuze.

De grens ligt bij complexiteit en integratie. Zodra je formulieren onderdeel worden van bredere bedrijfsprocessen, automatisering nodig is, of data naadloos moet doorstromen naar andere systemen, is het tijd voor een professionelere aanpak. Een CRM-systeem biedt dan de flexibiliteit en schaalbaarheid die groeiende organisaties nodig hebben.

Bij Cloudigy helpen we organisaties dagelijks met het maken van de juiste keuze tussen eenvoudige tools zoals Forms en uitgebreidere oplossingen. We kijken naar jullie specifieke situatie, processen en toekomstplannen. Benieuwd wat voor jullie organisatie de beste oplossing is? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jullie mogelijkheden.