Microsoft Forms slaat op in de cloud van Microsoft, specifiek binnen je Microsoft 365 omgeving. Het is een gratis online tool waarmee je snel enquêtes, vragenlijsten en formulieren kunt maken voor het verzamelen van feedback, registraties en andere data. Je gegevens worden veilig opgeslagen in Microsoft datacenters, waarbij responses automatisch worden bewaard in Excel-bestanden gekoppeld aan je OneDrive for Business of in SharePoint lijsten.
Wat is Microsoft Forms precies? #
Microsoft Forms is een gratis online formulierentool die onderdeel is van Microsoft 365. Met deze gebruiksvriendelijke applicatie kun je zonder technische kennis professionele enquêtes, quizzen en registratieformulieren maken. Je kunt kiezen uit verschillende vraagtypes zoals meerkeuzevragen, tekstinvoer, beoordelingsschalen en datumkiezers.
De tool integreert naadloos met andere Microsoft-producten. Zo kun je formulieren direct delen via Teams, resultaten automatisch exporteren naar Excel, en responses real-time bekijken in Power BI dashboards. Typische gebruikssituaties zijn het verzamelen van klantfeedback na een evenement, het organiseren van inschrijvingen voor trainingen, of het uitvoeren van medewerkerstevredenheidsonderzoeken.
Het maken van een formulier is eenvoudig: je start met een blanco template of kiest een van de vele voorbeeldsjablonen. Vervolgens voeg je vragen toe, pas je het ontwerp aan met je bedrijfskleuren, en deel je de link via e-mail of embed je het formulier op je website.
Waar worden je Forms-gegevens opgeslagen? #
Je Microsoft Forms data wordt opgeslagen in Microsoft datacenters binnen je eigen Microsoft 365 tenant. Voor Nederlandse organisaties betekent dit dat je gegevens worden bewaard in Europese datacenters, wat belangrijk is voor compliance met privacywetgeving. Microsoft gebruikt geografisch gedistribueerde datacenters om de beschikbaarheid en snelheid te garanderen.
Wanneer iemand je formulier invult, worden de responses automatisch opgeslagen in een Excel-bestand dat gekoppeld is aan je OneDrive for Business. Voor gedeelde formulieren binnen Teams of SharePoint worden de resultaten bewaard in de bijbehorende SharePoint-omgeving. Dit maakt het delen van resultaten met collega’s eenvoudig, zonder dat je bestanden heen en weer hoeft te sturen.
Microsoft voert regelmatige back-ups uit van alle data. Je responses blijven beschikbaar zolang je Microsoft 365 abonnement actief is. Het is wel verstandig om periodiek je eigen exports te maken van belangrijke formulierdata, vooral als je deze voor langere termijn wilt bewaren of buiten Microsoft 365 wilt gebruiken.
Hoe veilig zijn je gegevens in Microsoft Forms? #
Microsoft Forms gebruikt uitgebreide beveiligingsmaatregelen om je data te beschermen. Alle gegevens worden versleuteld tijdens transport (via HTTPS) en in rust (met BitLocker encryptie). Dit betekent dat je responses veilig zijn tegen onderschepping en ongeautoriseerde toegang, zelfs als iemand fysieke toegang zou krijgen tot de servers.
De dienst voldoet aan belangrijke compliance-standaarden zoals GDPR, ISO 27001 en SOC 2. Voor Europese gebruikers is vooral de GDPR-compliance relevant: Microsoft verwerkt je gegevens volgens de strenge Europese privacywetgeving. Je behoudt volledige controle over je data en kunt deze op elk moment exporteren of verwijderen.
Toegangscontrole is geregeld via je Microsoft 365 beheeromgeving. Alleen jij en mensen met wie je het formulier expliciet deelt kunnen de responses zien. Je kunt per formulier instellen of respondenten anoniem mogen blijven of dat hun identiteit wordt vastgelegd. Voor gevoelige data kun je extra beveiligingslagen toevoegen zoals multi-factor authenticatie voor toegang tot resultaten.
Wat zijn de beperkingen van Forms voor zakelijk gebruik? #
Hoewel Microsoft Forms handig is voor basistaken, kent het belangrijke beperkingen voor professioneel gebruik. De meest opvallende is de limiet van maximaal 5000 responses per formulier. Voor grootschalige onderzoeken of langlopende dataverzameling is dit vaak onvoldoende. Ook het aantal vragen per formulier is beperkt tot 100, wat complexe vragenlijsten uitsluit.
De aanpassingsmogelijkheden zijn beperkt vergeleken met professionele tools. Je kunt wel je bedrijfskleuren toevoegen, maar geavanceerde branding of volledig aangepaste layouts zijn niet mogelijk. Ook ontbreken functies zoals conditionele logica (waarbij vervolgvragen afhangen van eerdere antwoorden), geavanceerde validatie, of integratie met externe systemen.
Het grootste gemis voor zakelijk gebruik is het gebrek aan workflow-automatisering. Forms kan geen automatische acties uitvoeren op basis van responses, zoals het toewijzen van taken, het versturen van gepersonaliseerde follow-ups, of het updaten van klantgegevens in andere systemen. Voor dit soort functionaliteit heb je een CRM oplossing nodig die wel deze mogelijkheden biedt voor dataverwerking en procesautomatisering.
Wanneer is een CRM-oplossing een beter alternatief? #
Een CRM systeem wordt een betere keuze wanneer je formulierdata onderdeel is van een groter klantproces. Als je bijvoorbeeld niet alleen feedback wilt verzamelen maar ook opvolging wilt geven, klanthistorie wilt bijhouden, en relaties wilt onderhouden, dan schiet Forms tekort. Een CRM biedt geïntegreerde mogelijkheden voor het beheren van de complete klantreis.
Praktische situaties waarin een CRM meer waarde toevoegt zijn bijvoorbeeld bij leadgeneratie via contactformulieren. Waar Forms alleen de data verzamelt, kan een CRM automatisch een lead aanmaken, deze toewijzen aan een verkoper, reminders instellen voor opvolging, en de volledige communicatiehistorie bijhouden. Ook voor klantenservice is een CRM onmisbaar: klachtenformulieren worden tickets, met statusupdates, prioritering en rapportages.
Voor bedrijven die groeien wordt schaalbaarheid belangrijk. Een CRM groeit mee met je organisatie, biedt uitgebreide rapportagemogelijkheden, en integreert met andere bedrijfssystemen zoals je boekhouding of marketingtools. Dit maakt het mogelijk om van losse dataverzameling naar echte bedrijfsintelligentie te gaan.
Conclusie: de juiste tool voor jouw dataverzameling #
Microsoft Forms is perfect voor eenvoudige, tijdelijke dataverzameling zoals evenementregistraties, snelle peilingen of interne feedback. Het is gratis, gebruiksvriendelijk en direct beschikbaar binnen Microsoft 365. Voor incidentele enquêtes of projecten met een duidelijk begin en einde is het een uitstekende keuze.
Wanneer je dataverzameling echter onderdeel wordt van structurele bedrijfsprocessen, is het tijd om naar professionelere oplossingen te kijken. Een CRM zoals Cloudigy CRM biedt niet alleen formulierfunctionaliteit, maar ook de tools om relaties te beheren, processen te automatiseren en waardevolle inzichten te genereren uit je data. Dit is vooral relevant wanneer je klantinteracties wilt optimaliseren, verkoopcycli wilt verkorten, of servicekwaliteit wilt verbeteren.
De keuze hangt af van je specifieke behoeften: gebruik Forms voor ad-hoc dataverzameling, maar investeer in een CRM-systeem wanneer data een strategisch bedrijfsmiddel wordt. Denk hierbij aan factoren zoals het volume aan responses, de behoefte aan automatisering, integratie met andere systemen, en je groeiambities. Wil je meer weten over hoe een CRM-oplossing jouw dataverzameling naar een hoger niveau kan tillen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.