Geautomatiseerde processen zijn digitale workflows waarbij software en technologie repetitieve taken overnemen die voorheen handmatig werden uitgevoerd. Denk aan het automatisch verwerken van facturen, het versturen van bevestigingsmails na een bestelling, of het genereren van maandelijkse rapportages. Deze processen draaien zelfstandig volgens vooraf ingestelde regels, waardoor medewerkers zich kunnen richten op werk dat meer creativiteit en menselijk inzicht vereist. Voor organisaties betekent dit minder fouten, lagere kosten en een hogere productiviteit.
Wat zijn geautomatiseerde processen precies?
Geautomatiseerde processen zijn werkstromen die door software worden uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst. In het dagelijks bedrijfsleven kom je ze overal tegen: van de automatische incasso van je abonnementsgeld tot het digitaal aanvragen van verlof bij je werkgever.
Software neemt hierbij taken over die voorheen handmatig gebeurden. Een simpel voorbeeld is het automatisch sorteren van inkomende e-mails in verschillende mappen op basis van afzender of onderwerp. Complexere workflows kunnen bestaan uit meerdere stappen, zoals het volledig automatiseren van een bestelproces waarbij de voorraad wordt gecontroleerd, de bestelling wordt verwerkt, een factuur wordt gegenereerd en de klant automatisch op de hoogte wordt gehouden.
Voor organisaties betekent procesautomatisering dat ze efficiënter kunnen werken. Medewerkers hoeven geen tijd meer te besteden aan repetitieve administratieve taken zoals het handmatig invoeren van gegevens of het kopiëren van informatie tussen verschillende systemen. In plaats daarvan kunnen ze zich concentreren op taken die echte waarde toevoegen, zoals klantcontact, strategische planning of creatief werk.
Hoe werkt procesautomatisering in de praktijk?
Het automatiseringsproces begint altijd met het in kaart brengen van je huidige werkwijze. Je identificeert welke stappen er in een proces zitten en waar de knelpunten liggen. Vervolgens bepaal je welke onderdelen geschikt zijn voor automatisering.
Voor de implementatie heb je verschillende tools tot je beschikking:
- Workflow software zoals Microsoft Power Automate helpt je om taken tussen verschillende applicaties te verbinden
- RPA (Robotic Process Automation) tools kunnen menselijke handelingen nabootsen, zoals het klikken op knoppen of het invullen van formulieren
- Low-code platforms maken het mogelijk om zonder programmeerkennis aangepaste applicaties te bouwen
Een praktijkvoorbeeld is factuurverwerking. Waar medewerkers vroeger handmatig facturen moesten controleren, goedkeuren en invoeren in het boekhoudsysteem, kan dit nu volledig geautomatiseerd. De software herkent inkomende facturen, extraheert de belangrijke gegevens, controleert deze tegen bestellingen en stuurt ze automatisch door voor goedkeuring. Bij akkoord wordt de factuur direct verwerkt in de administratie.
Ook in de klantenservice zie je veel automatisering. Chatbots beantwoorden standaardvragen, automatische e-mails bevestigen ontvangst van klachten en systemen routeren vragen naar de juiste afdeling op basis van het onderwerp.
Welke bedrijfsprocessen kun je het beste automatiseren?
De beste processen om te automatiseren zijn taken die repetitief, regelgebaseerd en tijdrovend zijn. Dit zijn werkzaamheden waarbij menselijke fouten makkelijk kunnen ontstaan door de eentonigheid van het werk.
Administratieve taken staan bovenaan de lijst. Denk aan:
- Het invoeren van klantgegevens in verschillende systemen
- Het verwerken van onkostendeclaraties
- Het aanmaken van standaardcontracten
- Het bijhouden van urenregistraties
Dataverwerking en rapportages zijn ook uitstekende kandidaten. Het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen, het maken van overzichten en het genereren van periodieke rapportages kan volledig geautomatiseerd worden. Goedkeuringsprocessen waarbij documenten langs verschillende personen moeten voor akkoord zijn perfect te stroomlijnen met workflow automatisering.
Bij het selecteren van processen kijk je naar vier criteria. Het proces moet repetitief zijn (gebeurt het regelmatig?), regelgebaseerd (zijn er duidelijke stappen te volgen?), tijdrovend (kost het veel tijd?) en foutgevoelig bij handmatig werk (ontstaan er vaak fouten?). Hoe meer van deze kenmerken een proces heeft, hoe geschikter het is voor automatisering.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van geautomatiseerde processen?
Het grootste voordeel van procesautomatisering is de enorme tijdsbesparing. Taken die voorheen uren kostten, worden nu in minuten of zelfs seconden uitgevoerd. Dit vertaalt zich direct in kostenreductie omdat medewerkers productiever zijn.
De kwaliteit van het werk verbetert ook aanzienlijk. Geautomatiseerde processen maken geen typefouten, vergeten geen stappen en worden niet moe. Dit resulteert in minder fouten en een consistente uitvoering van taken. Voor compliance is dit een groot voordeel: je weet zeker dat processen altijd volgens de regels verlopen.
Medewerkers ervaren meer werkplezier doordat ze verlost zijn van saai, repetitief werk. Ze kunnen zich richten op uitdagender taken waarbij hun expertise en creativiteit tot hun recht komen. Dit verhoogt niet alleen de tevredenheid maar ook de betrokkenheid bij het werk.
Een belangrijk aspect is de schaalbaarheid van geautomatiseerde systemen. Als je bedrijf groeit, kunnen de processen moeiteloos meegroeien zonder dat je extra mensen hoeft aan te nemen. Ook de flexibiliteit neemt toe: processen kunnen snel worden aangepast aan nieuwe omstandigheden of regelgeving zonder dat je complete werkwijzen moet omgooien.
Hoe begin je met het automatiseren van bedrijfsprocessen?
Start met een grondige procesanalyse. Breng in kaart welke processen er in je organisatie zijn en documenteer hoe ze nu verlopen. Betrek hierbij de mensen die dagelijks met deze processen werken, zij weten waar de pijnpunten zitten.
Prioriteer vervolgens welke processen je als eerste wilt aanpakken. Begin met quick wins: processen die relatief eenvoudig te automatiseren zijn maar wel direct merkbaar resultaat opleveren. Dit creëert draagvlak in de organisatie voor verdere automatisering.
Bij de toolselectie is het belangrijk om te kijken naar wat past bij je organisatie. Heb je al veel Microsoft-producten in gebruik? Dan is het Microsoft Power Platform een logische keuze omdat dit naadloos integreert. Voor specifieke taken kunnen gespecialiseerde tools beter geschikt zijn.
Change management is cruciaal voor succesvolle implementatie. Communiceer duidelijk waarom je automatiseert en wat de voordelen zijn voor medewerkers. Benadruk dat automatisering hun werk leuker maakt, niet dat het banen kost. Zorg voor goede training zodat iedereen met de nieuwe systemen kan werken.
Het motto is: begin klein en bouw uit. Start met één proces, leer van de implementatie en gebruik die kennis voor het volgende project. Zo bouw je stap voor stap aan een efficiëntere organisatie waarbij bedrijfsprocessen automatiseren een natuurlijk onderdeel wordt van de bedrijfscultuur.
Conclusie: De toekomst van geautomatiseerde processen
Procesautomatisering is niet langer een luxe maar een noodzaak voor organisaties die concurrerend willen blijven. We hebben gezien dat automatisering tijd bespaart, kosten reduceert en de kwaliteit van werk verbetert. Van simpele administratieve taken tot complexe workflows, de mogelijkheden zijn eindeloos.
De toekomst brengt nog meer innovatie. AI-integratie maakt het mogelijk om ook processen te automatiseren die vroeger menselijk inzicht vereisten. Hyperautomatisering, waarbij complete bedrijfsprocessen end-to-end geautomatiseerd worden, wordt steeds toegankelijker voor organisaties van elke omvang.
Nu is het moment om te starten met automatisering. Begin met het identificeren van je meest tijdrovende processen en onderzoek welke tools het beste bij je organisatie passen. Wij helpen organisaties graag bij deze digitale transformatie met onze expertise in het Microsoft Power Platform. Wil je weten hoe we jouw processen kunnen stroomlijnen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.