Elk proces heeft vier fundamentele kenmerken die het definiëren en werkbaar maken: doelgerichtheid, herhaalbaarheid, meetbaarheid en een input-output relatie. Deze proceskenmerken vormen samen de basis voor effectieve bedrijfsvoering en helpen je om werkprocessen te begrijpen, verbeteren en waar mogelijk te automatiseren. Of je nu kijkt naar een productieproces, administratieve handelingen of klantenservice, deze vier eigenschappen zijn altijd aanwezig en bepalen hoe succesvol je processen verlopen.
Wat zijn de 4 belangrijkste kenmerken van elk proces?
De vier belangrijkste kenmerken van processen zijn doelgerichtheid, herhaalbaarheid, meetbaarheid en de input-output relatie. Doelgerichtheid betekent dat elk proces een specifiek doel nastreeft, zoals het verwerken van een factuur of het produceren van een product. Herhaalbaarheid zorgt ervoor dat je het proces meerdere keren op dezelfde manier kunt uitvoeren. Meetbaarheid maakt het mogelijk om resultaten te evalueren en te verbeteren. De input-output relatie laat zien hoe grondstoffen, informatie of diensten worden getransformeerd tot waardevolle resultaten.
In de dagelijkse praktijk zie je deze proceskenmerken overal terug. Neem bijvoorbeeld het onboardingproces van nieuwe medewerkers. Dit heeft een duidelijk doel (nieuwe collega’s voorbereiden op hun werk), is herhaalbaar (elke nieuwe medewerker doorloopt dezelfde stappen), meetbaar (je kunt bijhouden hoe lang het duurt en hoe tevreden nieuwe medewerkers zijn) en heeft een input-output relatie (van nieuwe medewerker naar productieve collega).
Deze vier kenmerken helpen je om bedrijfsprocessen automatiseren effectiever aan te pakken. Door processen langs deze vier eigenschappen te analyseren, ontdek je waar verbetering mogelijk is en welke onderdelen zich lenen voor procesautomatisering.
Waarom is doelgerichtheid zo belangrijk voor je processen?
Zonder een helder doel is een proces als een schip zonder kompas. Doelgerichtheid geeft richting aan alle activiteiten binnen een proces en helpt medewerkers om de juiste keuzes te maken. Het zorgt ervoor dat iedereen weet waarom bepaalde stappen nodig zijn en wat het eindresultaat moet zijn. Dit voorkomt verspilling van tijd en middelen aan activiteiten die niet bijdragen aan het gewenste resultaat.
Een goed geformuleerd procesdoel is specifiek, realistisch en direct gekoppeld aan je bedrijfsdoelstellingen. In plaats van “klanten helpen” als doel te stellen, formuleer je beter “klantvragen binnen 24 uur beantwoorden met een oplossing die in minimaal 80% van de gevallen het probleem direct oplost”. Dit geeft medewerkers houvast en maakt het mogelijk om te meten of het proces succesvol is.
Voor het formuleren van heldere procesdoelen kun je de SMART-methode gebruiken. Maak doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Koppel elk procesdoel aan een overkoepelend bedrijfsdoel, zodat medewerkers begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan het grotere geheel. Dit verhoogt niet alleen de effectiviteit maar ook de betrokkenheid van je team.
Hoe maak je processen meetbaar en waarom helpt dat?
Processen meetbaar maken begint met het definiëren van prestatie-indicatoren (KPI’s) die direct aansluiten bij je procesdoelen. Kies indicatoren die je daadwerkelijk kunt meten en die relevante informatie opleveren over de prestaties van het proces. Denk aan doorlooptijd, aantal fouten, klanttevredenheid of kostenefficiëntie. Deze metingen geven je concrete data waarmee je onderbouwde beslissingen kunt nemen over procesverbetering.
Verschillende meetmethoden helpen je om een compleet beeld te krijgen van je processen. Tijdmetingen laten zien hoe lang activiteiten duren, kwaliteitsmetingen tonen het aantal fouten of klachten, en volumemetingen geven inzicht in de hoeveelheid werk die wordt verwerkt. Door deze data regelmatig te verzamelen en analyseren, ontdek je patronen en trends die anders onzichtbaar blijven.
Meetbaarheid leidt tot betere besluitvorming omdat je niet meer op gevoel hoeft te sturen. Je ziet precies waar knelpunten zitten, welke stappen het meeste tijd kosten en waar fouten ontstaan. Dit maakt het mogelijk om gerichte verbeteringen door te voeren en het effect daarvan direct te meten. Veelgebruikte procesmetingen zijn gemiddelde afhandeltijd, first-time-right percentage, wachttijden en medewerkerstevredenheid over het proces.
Wat betekent herhaalbaarheid voor jouw werkprocessen?
Herhaalbaarheid betekent dat je een proces telkens op dezelfde manier kunt uitvoeren met voorspelbare resultaten. Dit vereist standaardisatie van werkwijzen, duidelijke documentatie en consistente uitvoering. Zonder herhaalbaarheid werk je ad-hoc, wat leidt tot wisselende kwaliteit, onvoorspelbare doorlooptijden en frustratie bij zowel medewerkers als klanten.
Standaardisatie en documentatie zijn de fundamenten van herhaalbare processen. Door vast te leggen wie wat doet, in welke volgorde en volgens welke criteria, creëer je een blauwdruk die iedereen kan volgen. Dit betekent niet dat processen star worden, integendeel, het geeft juist ruimte voor verbetering omdat je een duidelijk uitgangspunt hebt.
Voor het creëren van herhaalbare processen begin je met het in kaart brengen van de huidige werkwijze. Identificeer de beste praktijken en leg deze vast in processchema’s, werkinstructies of checklists. Train medewerkers in de standaardwerkwijze en monitor of deze wordt gevolgd. Vermijd ad-hoc oplossingen door uitzonderingen te documenteren en waar mogelijk in het standaardproces op te nemen. Zo bouw je aan processen die betrouwbaar en efficiënt zijn.
Hoe herken je de input-output relatie in bedrijfsprocessen?
De input-output relatie beschrijft hoe een proces grondstoffen, informatie of diensten transformeert in waardevolle resultaten. Deze transformatie is de kern van elk proces. Input kan bestaan uit fysieke materialen, digitale gegevens, menselijke inspanning of een combinatie daarvan. Het proces voegt waarde toe door deze input om te zetten in output die nuttig is voor de volgende stap of de eindgebruiker.
In verschillende sectoren zie je verschillende soorten input-output relaties. In de productie transformeer je grondstoffen in producten, in de dienstverlening verander je klantvragen in oplossingen, en in administratieve processen zet je ruwe data om in bruikbare informatie. Door deze relatie helder in kaart te brengen, kun je inefficiënties identificeren zoals onnodige stappen, dubbel werk of bottlenecks in de flow.
Voor procesoptimalisatie is het belangrijk om de volledige input-output flow te analyseren. Vraag je af: welke input is echt nodig? Voegt elke stap waarde toe? Waar ontstaan vertragingen of fouten? Door systematisch naar deze vragen te kijken, ontdek je mogelijkheden voor verbetering. Bijvoorbeeld, als je merkt dat veel tijd verloren gaat aan het handmatig invoeren van gegevens die al digitaal beschikbaar zijn, is dat een duidelijke kans voor automatiseren.
Wat kun je met deze proceskenmerken in de praktijk?
De vier proceskenmerken bieden je een praktisch raamwerk voor procesverbetering en automatisering. Door je processen te analyseren op doelgerichtheid, herhaalbaarheid, meetbaarheid en input-output relatie, krijg je een compleet beeld van sterke punten en verbetermogelijkheden. Dit helpt je om prioriteiten te stellen en gerichte acties te ondernemen voor procesoptimalisatie.
Begin met het in kaart brengen van je belangrijkste processen en toets ze aan deze vier kenmerken. Stel jezelf vragen als: Is het doel helder geformuleerd? Kunnen we het proces consistent uitvoeren? Meten we de juiste dingen? Is de transformatie van input naar output efficiënt? Deze analyse geeft je direct inzicht in waar de grootste winst te behalen is.
Deze kennis helpt vooral bij het identificeren van automatiseringskansen. Processen die herhaalbaar zijn, een duidelijke input-output relatie hebben en meetbare resultaten opleveren, lenen zich uitstekend voor automatisering. Bij Cloudigy hebben we jarenlange ervaring met het analyseren en automatiseren van bedrijfsprocessen. We helpen organisaties om hun processen langs deze vier kenmerken te evalueren en de beste automatiseringsoplossingen te vinden. Wil je weten hoe we jouw processen kunnen verbeteren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.