Automatisering is het proces waarbij handmatige taken worden overgenomen door digitale systemen of software. Denk aan het automatisch sorteren van je e-mails, het plannen van afspraken via online agenda’s of het verwerken van facturen zonder menselijke tussenkomst. Deze digitale transformatie helpt organisaties om efficiënter te werken, fouten te verminderen en medewerkers meer tijd te geven voor waardevol werk. Van simpele dagelijkse tools tot complexe bedrijfsprocessen, automatisering is overal om ons heen en maakt ons werk een stuk aangenamer.
Wat betekent automatisering in de praktijk?
Automatisering betekent simpelweg dat je handmatige, repetitieve taken laat uitvoeren door digitale processen. In plaats van zelf elke keer dezelfde handelingen te doen, neemt software dit van je over. Dit kan variëren van eenvoudige taken zoals het automatisch invullen van formulieren tot complexe workflow automatisering waarbij complete bedrijfsprocessen zonder menselijke tussenkomst verlopen.
Er zijn verschillende soorten automatisering die je dagelijks tegenkomt. Workflow automatisering zorgt ervoor dat taken automatisch van de ene persoon naar de andere gaan, zoals bij goedkeuringsprocessen. Data verwerking automatisering haalt informatie uit verschillende bronnen en combineert deze zonder dat je zelf hoeft te kopiëren en plakken. Communicatie automatisering stuurt op het juiste moment de juiste berichten naar de juiste mensen.
Het grootste voordeel? Je bespaart enorm veel tijd en maakt veel minder fouten. Waar je vroeger misschien uren bezig was met het overzetten van gegevens van het ene systeem naar het andere, gebeurt dit nu in seconden. En omdat computers niet moe worden of afgeleid raken, gaat er ook veel minder mis.
Welke alledaagse voorbeelden van automatisering gebruiken we al?
Je gebruikt waarschijnlijk al veel meer automatisering voorbeelden dan je denkt. Automatische e-mail filters sorteren je inbox zodat belangrijke berichten bovenaan komen en spam verdwijnt. Je agenda synchroniseert automatisch tussen je telefoon, laptop en tablet. Online formulieren vullen zichzelf in met je gegevens zodra je begint te typen.
In het bedrijfsleven zie je automatische factuurverwerking waarbij inkomende facturen direct worden gescand, gecontroleerd en klaargemaakt voor betaling. Chatbots beantwoorden klantvragen 24/7 zonder dat er een medewerker aan te pas komt. Deze tools werken door slimme regels en patronen te volgen die vooraf zijn ingesteld.
Wat deze voorbeelden zo nuttig maakt? Ze nemen vervelend werk uit handen en zorgen ervoor dat je je kunt focussen op taken waar je echt waarde toevoegt. Een chatbot kan bijvoorbeeld standaardvragen beantwoorden, terwijl jij je bezighoudt met complexere klantproblemen die echte menselijke aandacht vereisen.
Hoe kun je bedrijfsprocessen automatiseren met low-code tools?
Bedrijfsprocessen automatiseren is tegenwoordig toegankelijk voor iedereen dankzij low-code platforms zoals het Microsoft Power Platform. Deze tools maken het mogelijk om zonder programmeerkennis krachtige automatiseringen te bouwen. Je sleept simpelweg blokken naar elkaar toe en verbindt ze, zoals bij een digitale puzzel.
Met low-code oplossingen kun je bijvoorbeeld goedkeuringsprocessen automatiseren waarbij aanvragen automatisch naar de juiste persoon gaan. Data verzameling via formulieren wordt een fluitje van een cent, waarbij antwoorden direct in je systemen terechtkomen. Automatische rapportages verzamelen informatie uit verschillende bronnen en presenteren deze overzichtelijk. En het mooiste? Verschillende systemen die voorheen niet met elkaar konden praten, werk je nu naadloos samen.
Het grote voordeel van low-code is dat je zelf aan de slag kunt. Je hoeft niet maanden te wachten op de IT-afdeling of dure programmeurs in te huren. Met een beetje training kun je binnen enkele dagen je eerste automatisering live hebben. Dit maakt procesoptimalisatie bereikbaar voor elk team binnen je organisatie.
Wat zijn de voordelen van procesautomatisering voor jouw organisatie?
De voordelen van procesautomatisering zijn direct merkbaar in je dagelijkse werk. Je bespaart tijd doordat repetitieve taken automatisch gebeuren, waardoor je team zich kan richten op werk dat echt impact heeft. Fouten worden drastisch verminderd omdat computers consequent dezelfde stappen volgen zonder afwijkingen.
Samenwerking wordt ook een stuk soepeler. Informatie stroomt automatisch van de ene afdeling naar de andere, zonder dat er e-mails heen en weer hoeven. Doorlooptijden van processen worden korter omdat er geen wachttijden meer zijn tussen stappen. In de onderwijssector betekent dit bijvoorbeeld dat aanmeldingen sneller verwerkt worden. In de overheid kunnen vergunningsaanvragen vlotter afgehandeld worden.
Om te bepalen welke processen geschikt zijn voor automatiseren, kijk je naar taken die:
- Vaak herhaald worden
- Volgens vaste regels verlopen
- Veel tijd kosten maar weinig creativiteit vragen
- Gevoelig zijn voor menselijke fouten
- Informatie tussen systemen verplaatsen
Belangrijkste inzichten over automatisering
Automatisering is niet langer weggelegd voor grote bedrijven met diepe zakken. Van simpele e-mail filters tot complexe business process automation, de mogelijkheden zijn eindeloos en voor iedereen toegankelijk. Het belangrijkste is om klein te beginnen, met processen die direct waarde opleveren voor je team.
De combinatie van gebruiksvriendelijke tools zoals het Microsoft Power Platform en de groeiende behoefte aan efficiëntie maakt dit het perfecte moment om te starten met automatisering. Je hoeft geen technische achtergrond te hebben, alleen de wil om slimmer te werken in plaats van harder.
Wij helpen organisaties bij het implementeren van automatiseringsoplossingen die perfect aansluiten bij jullie werkwijze. Met onze expertise in het Microsoft Power Platform maken we complexe processen simpel en toegankelijk. Benieuwd hoe automatisering jouw organisatie kan transformeren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.