Cloudigy Legal
Van eerste contact tot declaratie in één oplossing, zodat uw medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratie.
Advocatenkantoren en andere juridische dienstverleners werken vaak met aparte systemen voor relaties, compliance, dossiers en uren. Cloudigy Legal brengt die samen. Gegevens die één keer zijn ingevoerd, worden in het hele proces hergebruikt.
Waar gaat de tijd naartoe?
Op de meeste kantoren gaat veel tijd verloren aan het werk rondom een dossier. Dit zijn de voorbeelden die we het vaakst horen.
Dezelfde gegevens worden vaker ingevoerd
Een nieuwe cliënt staat eerst in Outlook, daarna in de boekhouding en vervolgens nog eens in het dossiersysteem.
Een belangenconflict komt laat aan het licht
Vaak blijkt pas bij het openen van het dossier dat een partij al ergens betrokken is. Op dat moment zit er al tijd in de zaak.
Het cliëntonderzoek is versnipperd
Gegevens over UBO's, de uitkomsten van PEP-controles en sanctiecontroles en de akkoorden staan verspreid over mail, Excel en mappen. Wie achteraf moet aantonen wat er is gedaan, is daar lang mee bezig.
Uren en declaraties lopen achter
Uren worden aan het eind van de week bij elkaar gezocht en declaraties worden met de hand opgesteld en gecontroleerd.
Wat verandert er voor uw medewerkers?
Iedereen op kantoor merkt het op een andere manier. Hieronder per rol wat er in het dagelijkse werk verandert.
Advocaat en dossierhouder
Alles over een zaak staat in het dossier, van cliënt en wederpartijen tot tariefafspraken. Uren schrijft u direct vanuit dat dossier en standaardbrieven worden gevuld met gegevens die al bekend zijn. Dat scheelt zoekwerk en laat meer tijd over voor declarabel werk.
Secretariaat en office
Een prospect wordt met één handeling cliënt, zonder dat iemand de gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Wordt er een dossier geopend, dan maakt het systeem zelf de documentlocatie in SharePoint aan, met de juiste rechten voor de dossierleden.
Compliance officer
U start controles vanuit de organisatie, de persoon of het dossier. Uitkomsten, beoordelingen en goedkeuringen komen automatisch in het compliance-dossier terecht. Daardoor kunt u zich richten op het beoordelen van de hits.
Finance en declaratie
Tarieven, budgetten, voorschotten en onderhanden werk zijn al aan het dossier gekoppeld. Op basis daarvan wordt de declaratie voorbereid en digitaal ter goedkeuring aangeboden aan de dossierhouder.
Marketing en business development
Relatietype, praktijkgebieden, interesses en voorkeuren zijn al vastgelegd, dus een doelgroep is snel samengesteld. Wilt u bijvoorbeeld cliënten met interesse in arbeidsrecht informeren over nieuwe wetgeving, dan selecteert u ze in een paar stappen.
Eén keer vastleggen, overal gebruiken
De meeste tijd wint u doordat gegevens maar één keer worden ingevoerd. Komt er een nieuwe prospect binnen, dan legt u de gegevens vast en gebruikt Cloudigy Legal ze daarna voor de conflictcheck, de cliëntacceptatie en het KYC-onderzoek.
Wordt de zaak aangenomen, dan opent u het dossier en staat de documentlocatie direct klaar. De opdrachtbevestiging wordt opgesteld met de gegevens die er al zijn. Uren en declaraties lopen daarna via hetzelfde dossier.
- Prospect
- Conflictcheck
- Cliëntacceptatie en KYC
- Dossier en documenten
- Uren en declaratie
Conflictcheck vóórdat u de zaak aanneemt
Zodra u een nieuwe cliënt of een gelieerde persoon vastlegt, kijkt Cloudigy Legal of deze al betrokken is bij een bestaand dossier, bijvoorbeeld als wederpartij. Is dat zo, dan krijgt u direct een melding en kunt u het beoordelen voordat er werk in de zaak is gestoken.
De conflictcheck is standaard onderdeel van de verkoopmodule en van de dossiermodule.
Mogelijk belangenconflict
[Cliënt] is wederpartij in dossier [dossiernummer].
KYC en Wwft in één proces
Cliëntacceptatie vraagt steeds meer van juridische organisaties. In Cloudigy Legal start u alle controles vanuit één plek. Uitkomsten, beoordelingen van hits, aanvullende uitvragen en de interne goedkeuring worden vastgelegd, en het compliance-dossier bouwt zich daarmee vanzelf op.
Het proces omvat onder meer:
- UBO-controles
- Wwft-onderzoek
- PEP-controles
- Sanctielijsten
- Negatief nieuws
- Handhavingslijsten
- Insolventieregisters
- Interne goedkeuring
Begin met wat u nu nodig heeft
Cloudigy Legal bestaat uit modules die allemaal op dezelfde gegevens werken. U kiest zelf waarmee u begint en breidt later uit.
Sommige kantoren starten met relatiebeheer, verkoop en de conflictcheck. Andere beginnen juist bij KYC en Wwft, omdat daar op dit moment de meeste druk ligt.
- Relaties en cliënten
- Personen en organisaties op één relatiekaart, met praktijkgebieden, interesses en gekoppelde dossiers.
- Verkoop en prospects
- Verkoopkansen en opvolging bijhouden tot het moment dat een prospect cliënt wordt.
- Dossierbeheer
- Dossiers en subdossiers met partijen, dossierhouder, status, budgetten en tarieven.
- Uren en declaraties
- Tijd schrijven vanuit het dossier, voorschotten en verschotten, creditnota's en rapportages.
- Documentbeheer
- Gekoppeld aan SharePoint Online, met een documentlocatie per cliënt of dossier.
- Documentcreatie
- Voorstellen, opdrachtbevestigingen en brieven, inclusief goedkeuring en digitale ondertekening.
- Marketing
- Doelgroepen, nieuwsbrieven en campagnes op basis van wat u al over uw relaties weet.
- Conflictcheck en KYC
- Standaard conflictcheck en een volledig ingericht cliëntonderzoek.
Ingericht op uw eigen werkwijze
Ieder kantoor heeft zijn eigen manier van werken. Onder Cloudigy Legal draait FlowBridge, onze workflow-engine. Daarmee richten we processen in zoals uw organisatie ze wil laten lopen, zonder dat er voor iedere variant maatwerk nodig is.
Taken worden automatisch uitgezet en de volgende persoon in het proces weet wanneer hij of zij aan de beurt is.
Zo kan het aannemen van een nieuwe cliënt verlopen
- Een prospect wordt vastgelegd
- De conflictcheck wordt uitgevoerd
- Cliëntacceptatie en KYC worden gestart
- Compliance beoordeelt en keurt goed
- Het dossier wordt geopend
- De documentlocatie wordt aangemaakt
- De eerste taken worden uitgezet
Uw gegevens blijven in uw eigen omgeving
Cloudigy Legal draait binnen de Microsoft-omgeving van uw eigen organisatie en gebruikt SharePoint Online voor documenten. U blijft eigenaar van de gegevens over cliënten, dossiers, wederpartijen en UBO's, en u houdt zelf de controle over waar die staan.
AI gebruiken wanneer u dat wilt
De oplossing is voorbereid op Copilot en andere AI-toepassingen, maar AI staat pas aan als u daarvoor kiest. U kunt dus prima zonder beginnen en later bepalen waar het iets toevoegt, bijvoorbeeld bij het samenvatten van informatie of het signaleren van ontbrekende gegevens.
Zien hoe het werkt op uw kantoor?
In een demo laten we zien hoe Cloudigy Legal aansluit op uw cliënten, dossiers en processen. We lopen dan samen door het vastleggen van een prospect, de conflictcheck en het KYC-proces, en vervolgens door het openen van een dossier, het schrijven van uren en het voorbereiden van een declaratie.
Contact of even kennismaken
Meer weten over onze oplossingen? Laat jouw gegevens achter en wij nemen spoedig contact met je op!