Automatiseren betekent het vervangen van handmatige, repetitieve taken door digitale processen die zonder menselijke tussenkomst kunnen verlopen. Het gaat om het inzetten van software en technologie om werkzaamheden efficiënter, sneller en foutloos uit te voeren. Van het automatisch versturen van e-mails tot het koppelen van complete bedrijfssystemen – automatisering helpt organisaties om slimmer te werken en medewerkers meer tijd te geven voor waardevol werk.
Wat betekent automatiseren precies?
Automatiseren in bedrijfscontext betekent het digitaal uitvoeren van taken die voorheen handmatig gebeurden. Het gaat om het creëren van slimme workflows waarbij software het werk overneemt, van simpele acties tot complexe processen.
Je kent automatisering waarschijnlijk al uit je dagelijks leven. Denk aan automatische incasso’s voor je abonnementen, de spamfilter in je e-mail die ongewenste berichten tegenhoudt, of de thermostaat die je huis op temperatuur houdt. In bedrijven werkt het op dezelfde manier, maar dan voor zakelijke processen.
Het verschil tussen simpele en complexe automatisering zit vooral in de hoeveelheid stappen en systemen die erbij betrokken zijn. Simpele automatisering kan bijvoorbeeld het automatisch archiveren van e-mails zijn. Complexe automatisering verbindt meerdere systemen, zoals het automatisch verwerken van een bestelling vanaf de webshop tot aan de facturatie en voorraadadministratie.
Software en technologie spelen de hoofdrol bij automatiseren. Moderne platforms zoals het Microsoft Power Platform maken het mogelijk om zonder programmeerkennis automatiseringen te bouwen. Deze low-code oplossingen zorgen ervoor dat ook mensen zonder IT-achtergrond processen kunnen automatiseren.
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Praktisch elk proces dat volgens vaste regels verloopt, kun je automatiseren. De meest voorkomende processen die bedrijven automatiseren zijn administratieve taken, HR-processen, marketing en sales, klantenservice en het koppelen van verschillende systemen.
Bij administratieve taken denk je aan het automatisch genereren en versturen van facturen, het bijhouden van urenregistraties, of het archiveren van documenten. Deze processen kosten vaak veel tijd terwijl ze volgens vaste patronen verlopen – perfect voor automatisering dus.
HR-afdelingen automatiseren graag verlofaanvragen, onboarding van nieuwe medewerkers en het verzamelen van functioneringsgesprekken. Marketing- en salesteams gebruiken automatisering voor het versturen van gepersonaliseerde e-mails, het scoren van leads en het bijhouden van klantinteracties.
Voor klantenservice betekent automatisering vaak het gebruik van chatbots voor veelgestelde vragen, het automatisch toewijzen van tickets aan de juiste medewerker, of het versturen van statusupdates. Het integreren van verschillende systemen zorgt ervoor dat data automatisch tussen applicaties stroomt, zonder handmatig kopiëren en plakken.
Wat zijn de voordelen van automatiseren?
Het grootste voordeel van automatiseren is de enorme tijdsbesparing. Taken die voorheen uren kostten, gebeuren nu in seconden. Medewerkers hoeven geen tijd meer te besteden aan repetitief werk en kunnen zich richten op activiteiten waar hun expertise echt nodig is.
Menselijke fouten verdwijnen grotendeels wanneer je processen automatiseert. Waar mensen wel eens een cijfer verkeerd overtypen of een stap vergeten, volgt software altijd exact dezelfde stappen. Dit zorgt voor betere datakwaliteit en consistentie in je bedrijfsvoering.
De productiviteit van je team schiet omhoog wanneer ze niet meer vastzitten aan routineklussen. In plaats van uren te besteden aan het invoeren van gegevens, kunnen ze klanten helpen, nieuwe ideeën ontwikkelen of processen verbeteren. Op lange termijn levert dit aanzienlijke kostenbesparingen op, niet alleen in arbeidsuren maar ook in het voorkomen van fouten die geld kosten.
Medewerkers ervaren meer werkplezier wanneer ze zich kunnen focussen op uitdagend en waardevol werk. Het wegvallen van saaie, repetitieve taken zorgt voor meer motivatie en betrokkenheid.
Hoe begin je met automatiseren?
Start met het identificeren van processen die veel tijd kosten en vaak terugkeren. Kijk naar taken waar medewerkers over klagen of waar regelmatig fouten in sluipen. Dit zijn vaak de beste kandidaten voor automatisering.
Breng je huidige werkwijze gedetailleerd in kaart. Schrijf stap voor stap op hoe een proces nu verloopt, welke systemen erbij betrokken zijn en waar knelpunten zitten. Deze procesanalyse helpt je om te bepalen wat je precies wilt automatiseren en hoe.
Bij het kiezen van tools en platforms is toegankelijkheid belangrijk. Low-code platforms zoals Microsoft Power Platform maken het mogelijk om zonder programmeerervaring automatiseringen te bouwen. Je sleept componenten naar een canvas en verbindt ze met elkaar – zo simpel kan het zijn.
Voor succesvolle implementatie is het slim om klein te beginnen. Kies één proces, automatiseer dat goed en leer van de ervaring. Betrek de mensen die met het proces werken vanaf het begin – zij weten precies waar de pijnpunten zitten. Test je automatisering grondig voordat je hem in productie neemt en zorg voor goede documentatie zodat iedereen weet hoe het werkt.
Conclusie: automatiseren als basis voor moderne bedrijfsvoering
Automatiseren omvat dus het digitaliseren van handmatige processen, van simpele taken tot complexe workflows die meerdere systemen verbinden. Het biedt enorme voordelen in tijd, kwaliteit en medewerkerstevredenheid.
Een gefaseerde aanpak werkt het beste – begin klein, leer en bouw uit. Voor simpele automatiseringen kun je vaak zelf aan de slag met low-code tools. Bij complexere projecten waarbij meerdere systemen gekoppeld moeten worden, is de hulp van specialisten waardevol.
Wij hebben jarenlange ervaring met het Microsoft Power Platform en helpen organisaties dagelijks met het bedrijfsprocessen automatiseren. Van het in kaart brengen van processen tot het bouwen van op maat gemaakte oplossingen – we maken digitale transformatie toegankelijk voor iedereen. Ben je benieuwd wat automatisering voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.