Intranet.

Veel organisaties hebben diverse procedures en instructies welke in allerlei systemen en documenten vastgelegd zijn.
Vaak weten medewerkers deze informatie niet of slechts gedeeltelijk te vinden. Laat staan dat men de procedures en instructies volgt, zoals ze ooit met de beste bedoelingen, opgezet zijn. Een intranet kan daar goed bij helpen.
Door gestructureerd alle informatie op één locatie beschikbaar te stellen is de informatie makkelijk en eenvoudig terug te vinden.
Het intranet kan uw organisatie helpen bij veel zaken, zoals bijvoorbeeld inwerk procedures, FAQ’s, foto’s, nieuwsberichten en het verbinden met afdelingsspecifieke werkruimtes en tools. Uiteraard zijn er nog veel meer toepassingen te bedenken.
Cloudigy heeft ervaring met het opstellen van een veelzijdig Intranet. Wilt u een start maken met een Intranet inrichting? Of wilt u dit uit besteden? Dan bent u bij Cloudigy aan het juiste adres.
Intranet Logo

Opzet van het project.

Iedere organisatie is een andere organisatie en heeft zijn eigen procedures & werkwijze.

Een intranet op maat is belangrijk om de verbondenheid met je medewerkers te houden. Medewerkers moeten naar het intranet toe willen gaan voor informatie. Het intranet moet daarbij voor een ieder relevant zijn, hierdoor zal het ook gebruikt gaan worden waarvoor het bedoeld is.

Cloudigy hanteert hiervoor een aanpak waarbij we middels een onderzoek onder de werknemers inzichtelijk maken welke informatie de medewerker momenteel mist. Maar ook hoe de medewerker momenteel bepaalde vragen beantwoord krijgt en wat de medewerker in de huidige situatie daarin mist.

Na onderzoek stellen we vervolgens een functioneel ontwerp op, waarin we benoemen welke functionaliteiten het intranet moet gaan krijgen. Hierin verwerken we de behoeftes en relevantie voor de medewerker. Dit zodat het intranet een plek is waar de medewerker ook echt wat aan heeft.

Het zorgt er uiteindelijk voor dat medewerkers sneller bij de gewenste informatie komt, wat de productiviteit ook ten goede komt.

Zodra het functioneel ontwerp akkoord bevonden is, starten we met een proof of concept waarin een gedeelte van het intranet gebouwd wordt. Dit zodat het tastbaar is.

Wanneer blijkt dat het proof of concept aansluit bij de wensen en verwachting, dan zal vervolgens het intranet conform ontwerp verder afgebouwd worden. De inrichting van het intranet zal vervolgens gezamenlijk met een aantal medewerkers vorm gegeven worden.

Intranet op meerdere apparaten.

Intranet is bruikbaar op:.

  • Windows
  • Linux
  • IOS (IPhone & IPad) (middels een App)
  • Android (middels een App)
  • Webbrowser met HTML 5 ondersteuning
  • Binnen Microsoft Teams
Intranet mobiel

Onderhouden van het Intranet.

Een intranet is een dynamische omgeving welke je moet blijven ontwikkelen.

Nadat het intranet eenmaal neergezet is, moet het onderhouden worden om relevant en aantrekkelijk te blijven.

Om het intranet relevant te houden zullen er een aantal personen binnen de organisatie opgeleid worden. Deze personen zullen verantwoordelijk worden voor het bijhouden en bijwerken van de informatie op het intranet. Denk hierbij aan het bijwerken van informatie, procedures en nieuwsberichten.

Uiteraard zullen de zogenoemde “key users” tijdens de inrichting van het intranet al in het project betrokken worden. Daarnaast verzorgen we middels een praktische training ervoor dat deze gebruikers na afronding weten hoe content aangepast, bewerkt, toegevoegd en verwijderd kan worden van het intranet.

De medewerkers welke verantwoordelijk worden voor het intranet zullen wij om deze reden ook gaan toevoegen aan een Microsoft Team. Dit Team zal zodanig ingericht worden dat het beheer van het gehele intranet vanuit dit team gefaciliteerd kan worden.

Manage Intranet from Teams

Integratie in Teams.

Werkt uw organisatie al veel met Microsoft Teams? Dan kan het Intranet ook geïntegreerd worden binnen bestaande Teams.

Een medewerker hoeft dan niet speciaal naar de webbrowser toe om bepaalde Intranetpagina’s op te zoeken, maar krijgt direct de relevante intranet pagina beschikbaar binnen het Team.

Als voorbeeld: De specifieke afdelingsprocedures direct beschikbaar binnen een afdelingsteam? Geen probleem!

Op deze manier zorgen we ervoor dat de benodigde informatie over makkelijk en eenvoudig toegankelijk is.

SharePoint

Contacteer ons.

Heeft u vragen of bent u wellicht geïnteresseerd in welke mogelijkheden er voor uw organisatie zijn om gebruik te maken van een Intranet? Of heeft u soms hulp nodig bij de ontwikkeling van een reeds bestaand Intranet? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.