Introductie.

In veel organisaties dienen er in allerlei processen zaken goedgekeurd, of als het tegen zit afgekeurd te worden. Zo kunnen bijvoorbeeld documenten of uitgaves goedgekeurd moeten worden door diverse personen. In de wat traditionelere organisaties gebeuren dit soort goedkeuringen vaak nog per mail of zelfs uitgeprint.

Organisaties die al wat verder in het digitaliseringsproces zitten, maken al gebruik van diverse systemen om goedkeuringsacties te faciliteren.

Met de Office 365 applicatie Power Automate, voorheen bekend als Microsoft Flow, kan je ook goedkeuringsprocessen maken. Deze kan je in een uitgebreidere flow toepassen, waarin je bijvoorbeeld declaraties afhandelt.

Vaak versturen we een goedkeuringsverzoek per e-mail aan de fiatteur toe. Niet heel handig als we juist minder willen gaan mailen.

Doordat al veel organisaties gebruik maken van Microsoft Teams, kan je hier al ook het goedkeuringsproces naar toe sturen. Dit kan in een chat bericht, maar ook in een Teams kanaal geplaatst worden. We kunnen automatisch elk teamlid als fiatteur koppelen. Dit zodat de flow niet constant aangepast hoeft te worden wanneer de Team samenstelling veranderd.

In deze blog leggen we uit hoe je een goedkeuringsverzoek met Power Automate (Flow) kan plaatsen in een Microsoft Teams kanaal. Het goedkeuringsgedeelte van de Flow kan je eenvoudig toepassen in jouw flow. Daarnaast, gebruiken we in de flowuitleg de Engelstalige acties.

Approval Flow in Teams

Randvoorwaarden.

Om een goedkeuringsproces (Approval) binnen een Microsoft Team te kunnen plaatsen dient het account waaronder de Flow connector verbinding maakt met Teams, lid te zijn van het des betreffende Team.

Ook dient het betreffende kanaal geen privé kanaal te zijn.

De Flow:

Om een goedkeuringsproces binnen een Team te maken, zijn er een aantal stappen nodig. In deze blog gaan we ervanuit dat je al een Team en kanaal beschikbaar hebt waarin de fiatteurs toegevoegd zijn. Ook gaan we er in dit gedeelte vanuit dat alle team leden fiatteur zijn.

We starten met het “Intiëren van een variabel”: Gebruik hier het type “Array” voor.

Initialize Variable Flow

De volgende stap is om de Team leden te identificeren, dat doen we als volgt:

Voeg een actie toe aan de flow: “List group members”

List Group Members Flow

Selecteer vervolgens de groep van het betreffende team, let op het account waarmee je de flow maakt dient lid te zijn van de betreffende groep.

List Group Members Flow 2

Vervolgens dien je de volgende actie uit toe te voegen:

“Append to Array Variable”:

Append to Array variable Flow

Selecteer vervolgens bij “Name” de eerder aangemaakt Array. (VarMembers)

Geef als ´Value’ de waarde “Mail” op, dit doe je via Dynamic content. Selecteer mail vanuit de actie: List group members. Hierdoor zal er automatisch een Flow aanpassing zijn, naar “Apply to each”:

Append to Array variable Flow settings

Maak hierna een “Join” actie aan.

Join Flow

Voeg in de Join bij ‘From’ de variable “varMembers” toe.

Bij ‘Join with’ geef je alleen een ; in. Hiermee splitten we de e-mail adressen straks.

Flow Join Settings

Vervolgens maken we een “approval” aan.

Create an Approval”:

Kies als eerst het approval type, hoeft er maar 1 iemand te accorderen? Of zijn het er meerdere? Maak hierin een keuze.

Create Flow Teams Approval

Geef vervolgens een titel op.

Om vervolgens ‘Assigned to‘ in te vullen, klik je op ‘add dynamic content‘ en kies hier “Output”.

Create Flow Teams Approval settings

Geef vervolgens een omschrijving van de goedkeuring mee, zodat men weet waarvoor er goedkeuring gegeven moet worden.

De volgende stap in de flow die toegevoegd moet worden is een Teams action waarbij je kiest voor:

Post your own adaptive card as the Flow bot to a channel”:

Flow Teams adaptive card

Voeg hier het betreffende Team aan toe, het juiste channel en geef als bericht, de adaptive card vanuit de vorige stap toe. Dit kan via “dynamic content”.

Flow Teams adaptive card settings

Voeg vervolgens het actie item: “Wait for an approval” toe:

Wait for Approval

Klik vervolgens op Dynamic Content, en kies voor “Approval ID”.
Voeg vervolgens een “Condition” toe:

Dynamic Content Responder

Zet de conditie nu op: “is equal to” > Approve

Hierna kan je je verdere flow invullen met de acties die jij wilt.
De gehele flow zal er dan als volgt uit zien:

Complete Teams approval Flow overview

Contact:

Heb je hulp nodig bij verschillende (business) flows, vragen over hoe dit jouw organisatie kan helpen digitaliseren of interesse in een specifieke oplossing?

Laat het weten en wellicht dat we wat voor elkaar kunnen betekenen.