Automatisch aanmaken van Microsoft Teams via Power Automate

Microsoft heeft onlangs een aantal nieuwe Teams actie items toegevoegd aan Microsoft Power Automate. Dit zorgt ervoor dat dat er een aantal nieuwe use cases gemaakt kunnen worden, zonder dat je hiervoor nog langer scripts o.i.d. voor aan hoeft te roepen.

Eén van de nieuwe actie items die nieuw beschikbaar is gekomen, is ‘Create Team’. Hiermee kan je middels Power Automate een nieuw Microsoft Team aanmaken.

In dit blog vertellen we je hoe je een nieuw Team automatisch kan laten aanmaken mét een goedkeuringsproces daarin. Je kan dan doormiddel van een proces het aanmaken van nieuwe Teams reguleren.

De randvoorwaarden:

Om toch maar eerst een aantal randvoorwaarden te definiëren welke je gerealiseerd moet hebben voordat je start met het aanmaken van de flow:

  • Zorg ervoor dat je een account tot je beschikking hebt dat een licentie heeft voor:
    • Microsoft Forms
    • Power Automate
    • Microsoft Teams
  • Zorg ervoor dat het betreffende account de juiste rechten heeft om een Microsoft Team aan te mogen maken.
  • Zorg voor een gedegen beveiliging op het betreffende account, m.a.w. zorg ervoor dat er MFA beveiliging op het account is toegepast.

De oplossing:

Stap 1:

Er moet een ‘verzamelplek’ komen waar de nieuwe aanvragen ingediend worden. Hier gebruiken wij Microsoft Forms voor.

Benieuwd wat je allemaal kan met Microsoft Forms? Bekijk dan dit blog eens.

Mocht je nu later een ‘PowerApp’ willen gaan gebruiken om je aanvragen te reguleren, dan kan je beter een andere databron gebruiken zoals bijvoorbeeld een SharePoint lijst.

Ga naar Office.com en start vanaf daar “Forms” of maak een nieuw Forms formulier aan in jouw Microsoft Team.
Maak een tweetal vragen, welke je als “vereist” moet aanmaken. Vraag hierbij om de Team naam en om de motivatie voor het Team.

Het formulier hoef je niet op te slaan, dat slaat automatisch op. Zorg er wel voor dat het formulier alleen intern te gebruiken is én dat het niet anoniem ingevuld kan worden, we hebben namelijk later het e-mail adres van de aanvrager nodig.

Dit betreffende formulier kan je later plaatsen op bijvoorbeeld het Intranet, zodat iedereen het eenvoudig kan vinden én invullen.

De procesflow:

Nu is het tijd om de procesflow in te richten.

Ga naar naar office.com en kies vervolgens voor Power Automate.
Nadat je Power Automate geopend heb, kies dan vervolgens voor “Create” en kies “Automated flow” (start from blank).

Geef een naam op voor je flow (bijv. maak Team aan) & selecteer de trigger: “When a new response is submitted” en klik op ‘create’:

Selecteer vervolgens het formulier dat net aangemaakt is in de vorige stap.
Voeg als volgende stap “Get response details” toe. Vul de volgende gegevens in:

Het “Response Id” is de dynamische ‘content’.
Voeg vervolgens een “approval actie” toe. Kies voor het type: ‘start and wait for approval’. Vul de gegevens als volgt in:

Vul bij “assigned to” het e-mail adres in van de persoon die de goedkeuring moet faciliteren.
Wil je liever de goedkeuring laten plaatsvinden door de leden van een specifiek Team? Volg dan de instructies in dit blog.

Voorwaarden:

Nu is het zaak dat er twee verschillende processtromen uitgevoerd kunnen worden:

  1. De flow die gevolgd moet worden als de aanvraag goedgekeurd is.
  2. De flow die gevolgd moet worden als de aanvraag afgekeurd is.

Als eerste stap moeten we een onderscheid kunnen maken tussen een goedkeuring en afkeuring.
Hiervoor voegen we een zogenoemde actie item toe genaamd: “Condition”
De waarde die we hieraan meegeven is als volgt:

De ‘dynamic content’ die je moet kiezen is “Responses approver response”.

De “If Yes” Flow

De volgende acties dienen uitgevoerd te worden als de aanvraag goedgekeurd is:

  • Aanmaken Team
  • Toevoegen eigenaar aan Team
  • Aanvrager informeren dat Team aangemaakt is.

De eerste actie is het aanmaken van het Team:

Kies de actie “Create a Team”. Vul de volgende gegevens in:

Gebruik voor de waardes de dynamic content.

Gebruik hierbij de antwoorden van de vragen die je gesteld hebt in het Forms formulier. Je kan deze “antwoorden” selecteren in de dynamic content tabel.

Ik kies ervoor om de Teams standaard als “Private” aan te maken.

De volgende actie die uitgevoerd moet worden is het toevoegen van een team eigenaar aan het betreffende Team, voeg vervolgens de actie “Add a member to a Team” toe:
Vul de volgende (dynamic) gegevens in:

  • Team: “New Team ID” (Dit is de output van de voorgaande stap)
  • A user AAD ID for the user to add to a team: “Responders e-mail adres” (Dit is het e-mail adres van de person die het Forms formulier ingevuld heeft.)

Zorg er daarnaast voor dat het betreffende account als Team eigenaar toegevoegd wordt door de onderste waarde als “Yes” te selecteren.

De laatste stap in dit gedeelte van de flow is om de aanvrager een e-mail te versturen met de bevestiging dat de aanvraag goedgekeurd is én het Team aangemaakt is. Gebruik hiervoor het actie item: “Send an e-mail (V2)”.
Gebruik de dynamic content weer om het e.e.a. in te vullen:

De “If No” Flow

In het geval dat de aanvraag niet goedgekeurd is, zal er ook een onderdeel ingevuld moeten worden, om de aanvrager hierover te informeren. Hierbij is het wel belangrijk dat de goedkeurder ook een reden van afwijzen opgeeft, zodat de aanvrager ook weet wat de reden van afkeuren is.

De actie die we toe moeten voegen is de volgende: “Send an e-mail (V2)”. Vul de juiste dynamic content details in om de juiste inhoud aan het bericht mee te geven.

Sla nu de flow op.

De volledige Flow:

De volledige flow ziet eruit zoals hiernaast te zien is.

Uiteraard kan je hier nog andere zaken aan toevoegen of aanpassen. Zoals bijvoorbeeld geen e-mail berichten versturen naar de aanvrager, maar een Teams chatbericht.

Ook kan je bijvoorbeeld het Team verder vorm geven door bepaalde kanalen en tabbladen aan te maken.

Het uitvoerende proces:

Nadat iemand een aanvraag ingediend heeft, zal er een goedkeuringsproces gestart worden.
In de e-mailbox van de goedkeurder zal er een aanvraag binnenkomen:

De aanvraag kan vervolgens goedgekeurd worden door op Approve te klikken.

Hierbij kan de goedkeurder ook nog een toelichting geven op de goed of afkeuring.
Nadat de aanvraag goedgekeurd is, zal het Team aangemaakt worden:

Flow fouten:

Mocht de aanvraag toch niet goed gaan, dan kan je in de flow details nagaan wat er precies mis gegaan is.
Door op de zojuist aangemaakte flow te klikken kan je de uitvoer geschiedenis bekijken, door vervolgens op een gefaalde actie te klikken zie je wat er fout gegaan is.

Meer info:

Mocht je nu meer informatie nodig hebben, of je wilt hier bijvoorbeeld een Power App van hebben die binnen jouw Teams omgeving operationeel is, laat het dan gerust weten via het contactformulier.