Power Automate licentiemodel, hoe zit het nou echt in elkaar?

Het Power Platform van Microsoft maakt momenteel een enorme groei door, steeds meer functionaliteiten worden eraan toegevoegd. Daarnaast zijn er ook steeds meer gebruikers die de kracht van het Power Platform ontdekken.

Veel gebruikers zijn inmiddels al bekend met het maken van standaard flows waarmee men repeterende taken eenvoudig kan automatiseren. Daar waar je met de standaard beschikbare connectoren vanuit je Microsoft 365 licentie prima proces flows kan maken en ontwikkelen zitten daar wel beperkingen aan. Wanneer je een wat uitgebreidere procesflow wilt maken met koppelingen met bijvoorbeeld API’s, onpremise systemen, legacy applicaties of bijvoorbeeld AI wilt toevoegen aan de flow kan je niet meer uit met een standaard Microsoft 365 licentie.

In deze blog leggen we meer over de verschillende licenties van Microsoft Power Automate en de beperkingen van bepaalde licentievormen.

Een kanttekening op deze blog: Microsoft past het licentiemodel nogal eens aan. Wij adviseren dan ook altijd om op de website van Microsoft de laatste stand van zaken te controleren.

Power Automate vanuit je Microsoft 365 licentie

De standaard licentie die vanuit de meeste Microsoft 365 licenties meekomen, geven al veel mogelijkheden tot het ontwikkelen van een oplossing.
De functionaliteiten die je als gebruiker met een Microsoft 365 licentie krijgt, zijn al vrij uitgebreid.

Kort samengevat, krijg je als gebruiker met een Microsoft 365 licentie de mogelijkheid om gebruik te maken van standaard connectoren binnen jouw Power Automate oplossing.

Hiermee is ook direct het onderscheid te maken tussen de verschillende licenties, zoals gezegd heb je standaard connectoren welke gedekt zijn vanuit de Microsoft 365 licentie. Alle connectoren die NIET onder de standaard connectoren vallen, vallen onder de Premium connectoren dan wel “custom connectoren”. Om gebruik te maken van een Gateway (Connectie met een onpremise omgeving) heb je een ‘premium’ licentie nodig.

Standaard connectoren

Veel connectoren zijn al standaard binnen Power Automate te gebruiken. Iedere gebruiker met een Microsoft 365 licentie waar Power Automate onderdeel van is, heeft de mogelijkheid om Flows te maken met standaard connectoren. Practisch alle Microsoft 365 onderdelen kunnen aan elkaar verbonden worden middels de standaard connectoren, zoals:

  • SharePoint
  • Microsoft Forms
  • Outlook
  • Microsoft Office 365 users
  • Microsoft Teams
  • Excel
  • OneDrive
  • Power Apps

Uiteraard zijn er nog veel meer. Om een volledig overzicht te krijgen, is deze pagina van Microsoft te raadplegen. Goed om te weten, een connector zonderdiamant” is een connector die valt onder de standaard connectoren en dus te gebruiken wanneer je alleen een standaard Microsoft 365 licentie gebruikt.

Premium connectoren

Wil je jouw Flow gebruik laten maken van bijvoorbeeld een fileserver (= onpremise omgeving, waarvoor een Gateway benodigd is) of van een SQL server dan is het benodigd om een premium licentie toe te wijzen aan de gebruiker die de flow gebruikt(!). LET OP: Wanneer bijvoorbeeld vanuit een PowerApp door een gebruiker een flow gestart kan worden (doormiddel van op een knop te drukken), is het vereist dat de betreffende gebruiker een licentie heeft waarmee premium connectoren ondersteund worden.
Een aantal voorbeelden van Premium connectoren zijn:

  • Microsoft SQL
  • DataVerse (CDS)
  • Dynamics 365
  • Azure Automation Runbooks
  • Http requests (Receive)
  • Word
  • FileServer
  • Gateway

Uiteraard zijn er nog veel meer. Om een volledig overzicht te krijgen, is deze pagina van Microsoft te raadplegen. Goed om te weten, de connectoren met een “diamant” zijn connectoren die vallen onder de premium connectoren en dus alleen te gebruiken zijn wanneer je een aanvullende licentie afgenomen hebt.

Welke ‘Premium’ licentie moet ik gebruiken?

Het antwoord op deze vraag is vaak afhankelijk van de situatie waarin u verkeerd. Daarom is het goed om u door een specialist juist te laten informeren voordat u overgaat op de aanschaf van een bepaalde licentie.

Om u een idee te geven welke licentiemodellen er allemaal zijn, hebben we uitgewerkt welke licenties er zijn, wat je daarvoor krijgt en uiteraard wat je er voor betaald.

Per user plan

Het ‘Per User plan’ is de meest gebruikte licentie model dat vaak extra aangeschaft wordt. Met dit licentiemodel is het mogelijk om de premium connectoren te kunnen gebruiken. Ook is het hiermee mogelijk gebruik te maken van Gateways om verbinding met onpremise omgevingen te maken.

Daarnaast is het mogelijk om eigen aangepaste connectoren te gebruiken.

Zie deze afbeelding voor meer informatie:

Een per user plan licentie kost €12,60 per gebruiker per maand.

Per Flow plan

Een ‘per flow plan’ schaf je niet aan voor een specifieke gebruiker, maar schaf je los daarvan aan voor een aparte flow. Het is een minimale vereiste dat er 5 flows afgenomen worden.

Net als met het Per user plan, heb je hier ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de premium, gateway en aangepaste connectoren. Met deze licentie is het in tegenstelling tot de Per user licentie wel mogelijk om Unattended UI Flows los aan te schaffen. Deze licentie heeft ten opzichte van eerdere benoemde licenties (max. 5000 api requests per dag) een maximaal aantal van 15000 api requests. (1 API call wordt verbruikt per keer dat je een connectie maakt met een connector.)

Een ‘Per Flow Plan’ kost €421,50 per maand voor 5 flows.

Per user with attended RPA plan

Met deze licentie is het evenals met de Per user plan mogelijk om gebruik te maken van zowel premium, aangepaste als onpremise connectoren. Daarbovenop is het met deze licentie ook mogelijk om robotic proces automation (RPA) toe te passen op basis van een desktop interface. Binnen deze RPA oplossing mag je alleen gebruik maken van attended UI Flows. Unattended UI flows kunnen los aangeschaft worden bovenop deze licentie.

Ook krijg je met deze licentie 5000 AI builder service credits. Hiermee kan je bijvoorbeeld standaard teksten van inkomende facturen herkennen.

Een ‘per user with attended RPA’ licentie kost €33,70 per gebruiker per maand.

Dynamics 365 licentie

Wanneer je als organisatie Dynamics 365 in gebruik heb, valt onder de betreffende licentie ook het recht om gebruik te mogen maken van premium en aangepaste connectoren, ook is het mogelijk de onpremise gateway te gebruiken.

Vanuit de flow zijn er ook mogelijkheden om binnen de Dynamics 365 omgeving data te lezen, bewerken, schrijven of te verwijderen.

Power App per user / per app plan

Wanneer je als gebruiker een Power Apps licentie (Per App of Per user plan) gebruikt, dan krijg je binnen de context van de app ook gebruik maken van de premium, aangepaste connectoren en toegang tot onpremise via een gateway.

Zie voor meer details rondom deze licentie, deze blog.

Gebruik een service account

Zorg ervoor dat je creatief bent. In sommige gevallen kan het juist helpen om voor een bepaalde flow een service account te gebruiken, waarmee diverse procesflows waar premium connectoren voor nodig zijn te faciliteren. Hierdoor bespaar je vaak veel geld en bereik je hetzelfde resultaat als dat je meerdere licenties zou aanschaffen voor verschillende gebruikers.

Video Uitleg

In februari 2021 was Dennis Blotenburg te gast bij Get-Responsive Live om meer te vertellen over de licentiestructuur van Power Apps, Power Automate en Virtual Agent. In onderstaande video is hierin het e.e.a. terug te lezen. Ook aangevuld met demo’s.

Cloudigy kan u helpen bij het ontwikkelen van bedrijfsspecifieke oplossingen en bij het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen middels het Microsoft Power Platform. Heeft u vragen over licenties van Microsoft Power Automate, of wilt u bekijken welke processen wij samen met u kunnen digitaliseren? Neem dan contact met ons op.