Wat is Microsoft To-Do?

Microsoft To-Do helpt je jouw dag en taken te plannen! Velen zullen bekend zijn met de functie “taken” binnen Outlook. Microsoft To-Do haakt hierop in en gaat dit zelfs vervangen. Binnen outlook online is de knop “taken” al vervangen voor Microsoft To-Do, binnen de desktop variant van Outlook is het icoontje al aangepast.

Microsoft To-Do kan je goed vergelijken met de functies die Wunderlist faciliteert, maar dan uitgebreider. Je kan snel en eenvoudig vanaf desktop, web, mobiel of tablet nieuwe taken en acties toevoegen, bijwerken of afvinken.

De meest briljante ideeën komen vaak niet op het moment dat je op kantoor bent maar tijdens bezigheden buiten je werktijden zoals in het weekend of op het terras. Hoe vaak komt het niet voor dat je in de avond thuis op de bank ineens bedenkt dat je nog je collega zou koppelen aan die ene leverancier? Door je idee of actiepunt voordat je het vergeet toe te voegen aan Microsoft To-Do, komt deze direct in je actielijst te staan, deze lijst is eveneens te zien in de takenlijst van Outlook. Zo vergeet je het de volgende ochtend ook niet wanneer je weer op kantoor bent.

Outlook Task

Lijsten:

Je To-Do items kan je makkelijk sorteren op type (hiervoor maak je lijsten) en door er een “eind” datum aan te hangen kan je middels de mobiele app er ook nog eens notificaties op instellen, zodat je tijdig herinnert wordt dat je de taak uit moet voeren. Maak om het overzichtelijk te houden verschillende lijsten aan welke bij jouw persoonlijke situatie passen, invulling zoals naamgeving en de kleuren instellingen van de lijsten kan je zelf bepalen:

Microsoft To-Do Lists

Mijn Dag:

De functie “Mijn Dag” laat je jouw dag taken plannen. Microsoft To-Do is jouw persoonlijke taak manager, heb je een drukke dag met veel bezigheden? Plan dan je taken die je die dag moet uitvoeren en voeg ze toe aan je lijst “mijn dag”, hierdoor zie je gedurende de dag welke acties je nog uit moet voeren, de lijst kan je uiteraard constant aanpassen en uitbreiden of taken verplaatsen.

Microsoft To-Do My Day list

Samenwerken:

Werk je in een team samen met anderen? Of wil je anderen toegang geven tot jouw takenlijst? Dat is mogelijk door de betreffende lijst te delen met een collega. Doordat je op lijst niveau kan delen, zorg je ervoor dat je alleen specifieke taken met een ander deelt. Maak bijvoorbeeld een lijst per team of project aan welke je met projectleden deelt. Privé taken welke je in de lijst “privé” plaatst blijven privé en zijn niet zichtbaar voor anderen.

Microsoft To-Do Share

Apps:

Microsoft To-Do werkt fantastisch vanuit de browser, Outlook online (en taken in outlook desktop), maar misschien nog wel beter vanuit de separate apps op IOS, Android en Windows 10. De Windows 10 desktop app kan je naast de “Outlook taken” functionaliteit gebruiken en geeft je dezelfde ervaring als de browser, IOS en Android varianten. De verwachting is dat dit later door Microsoft verder geïntegreerd gaat worden binnen Outlook en de “taken” optie definitief gaat vervangen.

De apps werken snel, overzichtelijk en eenvoudig. Binnen enkele seconden heb je je nieuwe taak toegevoegd vanaf mobiel en is deze direct zichtbaar binnen je andere apps. Niet zo snel met typen? Geen probleem, Microsoft To-Do heeft integratie met SIRI, zodat je SIRI je taak kan laten toevoegen.

De Windows 10 desktop app kan ook nog eens taken uit bepaalde lijsten als “Live-Tile” tonen binnen je Windows 10 start menu. Zo kom je niet om je taken heen.

Microsoft To-Do Windows 10 Tiles

Microsoft To-Do Tiles Windows 10

Slim gebruik maken van To-Do lijsten:

Microsoft To-Do biedt integratie met de complete Office 365 portfolio, dat betekent dat je dit ook kan integreren met Microsoft Flow. Met Microsoft Flow kan je diverse taken automatisch laten aanmaken. Bijvoorbeeld door specifieke mailtjes die je “flagt” toe te voegen aan een bepaalde to-do lijst. Of wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe blog gepost is van je favoriete blogger kan je op basis van de RSS Feed implementatie met Flow hier een automatische taak van maken, zodat het lezen van de blog als taak toegevoegd wordt aan je to-do lijst. Ook integratie vanuit je OneNote is standaard ingeschakeld. Hier kan je ook taken in “flaggen”, welke dan automatisch in je To-Do lijsten terecht komen.

Tags:

Door een tag (#) te gebruiken kan je zoekfilters genereren binnen je to-do lijsten. Door op de betreffende tag te klikken, kan je alle eerdere taken met een zelfde tag gemakkelijk terug vinden.

Microsoft To-Do Tags

Wunderlist:

Momenteel een fervent aanhanger van Wunderlist? Geef Microsoft To-Do eens een kans, deze oplossing is wat ons betreft een waardige, misschien wel betere oplossing om taakgerichte taken te plannen. Microsoft maakt het helemaal makkelijk door al jouw Wunderlist data te implementeren binnen Microsoft To-Do.

Kosten:

Microsoft To-Do is gratis! Zowel voor de consument binnen de outlook.com omgeving als de zakelijke Office 365 gebruiker is Microsoft To-Do te gebruiken.

Enthousiast?

Hebben we je enthousiast gemaakt voor Microsoft To-Do en wil je meer weten over Microsoft To-Do en de vele andere functionaliteiten binnen Microsoft Office 365? Wellicht dat één van onze Office 365 basis trainingen je verder op weg kan helpen.