Data delen binnen Office 365

Data delen binnen Office 365

Hoe deel ik veilig mijn data vanuit Office 365?

Het delen van documenten met anderen binnen Office 365 is eenvoudig en laagdrempelig. Delen vanuit Office 365 betekent samenwerken. Samenwerken doe je niet door data te brengen naar de ander (lees bijlages heen en weer versturen), maar door je samenwerkingspartner uit te nodigen op de locatie waar de data staat.

Maar hoe werk je nu op een juiste manier samen binnen Office 365? Welke applicatie gebruik je wanneer?

De locaties waar je je data kan opslaan binnen Office 365 zijn:

–       OneDrive For Business

–       Teams

–       SharePoint

Waar moet je welke applicatie nu voor gebruiken?

Een handig ezelbruggetje hierbij is:

Visueel weergeven betekent dat:

Is delen via Office 365 veilig?

Zonder aangepaste configuratie en implementatie van een beleid dat de organisatie na streeft is het antwoord simpel: Nee.

Moet het delen van data dan afgesloten worden? Dat zeker niet, in dat geval gaat de gebruiker kijken naar alternatieven zoals Dropbox, welke nog onveiliger zijn of gaat het data naar de ander brengen door het per e-mail te versturen.

Nadelen van overige “gratis” applicaties zijn: Data daar naar toe brengen, betekent dat je betaald met je data. Bij het samenwerken aan data is het een groot nadeel wanneer je bestanden per mail heen en weer blijft versturen, met als gevolg dat er veel verschillende versies ontstaan.

Doordat delen via Office 365 makkelijk en eenvoudig is, is het als organisatie verstandig om goede security maatregelen te nemen én er op toe te zien dat er juiste compliancy maatregelen genomen worden.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat medewerkers weten hoe ze op een simpele en eenvoudige manier data kunnen delen met anderen. Zorg er daarbij voor dat standaard security instellingen zo ingesteld staan dat medewerkers geen data kunnen delen die niet gedeeld mogen worden. Werk ook met zogenoemde tooltips, waarmee je een medewerker waarschuwt dat deze mogelijk aan het handelen is in strijd met de interne regelgeving.

Maakt uw organisatie reeds gebruik van OneDrive, Teams en SharePoint? Ga dan na of uw organisatie de juiste inrichting en randvoorwaarden heeft gesteld op het gebied van security en compliancy. Zo voorkomt u dat uw medewerkers onverhoopt data onjuist delen en behandelen.

Een technische check en configuratie helpt u al een eind op weg. Een ander, wellicht nog wel belangrijker punt is dat u uw medewerkers traint over het gebruik van data binnen de organisatie en hoe dit in te zetten. Cloudigy kan u helpen met het invullen van dergelijke adoptie sessie. Daarnaast zijn wij ook de juiste partner voor het installeren en configureren van dergelijke oplossingen. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

2019-06-19T16:22:14+02:00

Cloudigy

Uw partner voor cloud infrastructuur.

Hieronder kunt u onze laatste posts op Twitter terug vinden.

RECENTE TWEETS