PowerApps licentiemodel, hoe zit het nou echt in elkaar?

Het Power Platform van Microsoft maakt momenteel een enorme groei door, steeds meer functionaliteiten worden eraan toegevoegd. Daarnaast zijn er ook steeds meer gebruikers die de kracht van het Power Platform ontdekken.

Zo zijn er steeds meer gebruikers die PowerApps ontwikkelen, van een lunch registratie systeem tot aan een urenregistratie systeem. Waar steeds meer gebruikers tegenaan lopen zijn de beperkingen van hun huidige licentie. In deze blog leggen we meer uit over de verschillende licenties van Microsoft PowerApps en de beperkingen van bepaalde licentiemodellen.

Een kanttekening op deze blog: Microsoft past het licentiemodel nogal eens aan. Wij adviseren dan ook altijd om op de website van Microsoft de laatste stand van zaken te controleren.

PowerApps vanuit Microsoft 365 licentie

De standaard licentie die vanuit de meeste Microsoft 365 licenties meekomen, geven al veel mogelijkheden tot het ontwikkelen van een oplossing.

De functionaliteiten die je als gebruiker met een Microsoft 365 licentie krijgt, zijn al vrij uitgebreid.
Kort samengevat, krijg je als gebruiker met een Microsoft 365 licentie de mogelijkheid om gebruik te maken van standaard connectoren binnen jouw PowerApp oplossing.

Hiermee is ook direct het onderscheid te maken tussen de verschillende licenties, zoals gezegd heb je standaard connectoren welke gedekt zijn vanuit de Microsoft 365 licentie. Alle connectoren die NIET onder de standaard connectoren vallen, vallen onder de Premium connectoren, onpremise connectoren dan wel “custom connectoren”. De Premium, onpremise en ‘custom’ connectoren zijn alleen te gebruiken in een app wanneer iedere(!) gebruiker daar een licentie voor heeft om de app te kunnen gebruiken. Het is dus niet zo dat alleen de ontwikkelaar van de App een aanvullende licentie nodig heeft.

Standaard powerApps connectoren

Standaard Connectoren:

Om te begrijpen welke licentie er voor de gebruikers (en ontwikkelaar) van de Power App nodig is, is het natuurlijk belangrijk om te weten welke databronnen er onder de standaard connectoren vallen.

Het zijn er veel, maar de belangrijkste connectoren hebben we hieronder benoemd:

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Excel
  • Office 365 outlook
  • Office 365 gebruikers
  • Microsoft Teams (Dataverse vanuit Teams)
  • Approvals

Uiteraard zijn er nog veel meer standaard connectoren. Om een volledig overzicht te krijgen, is deze pagina van Microsoft te raadplegen. Goed om te weten, een connector zonder “diamant” is een connector die valt onder de standaard connectoren en dus te gebruiken wanneer jij en de gebruikers van je app alleen een standaard Microsoft 365 licentie gebruiken.

Premium Connectoren

Wil je jouw PowerApp gebruik laten maken van data dat opgeslagen is in bijvoorbeeld SQL, Dyamics365, Dataverse of in een onpremise databron dan heeft iedere gebruiker een licentie benodigd waarmee het gebruik van de premium connectoren mee gedekt wordt. (Later meer over de verschillende licenties).
Een overzicht van een aantal premium connectoren:

  • Microsoft SQL
  • Dynamics 365
  • Dataverse
  • SalesForce
  • Amazone Redshift
  • Azure Data Factory
  • Azure Data lake
  • Azure File storage
  • Business Central
  • DocuSign

Uiteraard zijn er nog veel meer. Om een volledig overzicht te krijgen, is deze pagina van Microsoft te raadplegen. Goed om te weten, de connectoren met een “diamant” zijn connectoren die vallen onder de premium connectoren en dus alleen te gebruiken wanneer je een aanvullende licentie afgenomen hebt om dit te mogen gebruiken. Iedere gebruiker van een App waarin een premium connector gebruikt wordt, dient een aanvullende licentie te hebben toegewezen.

Premium PowerApps connectoren

Welke ‘Premium’ licentie moet ik gebruiken?

Het antwoord op deze vraag is vaak afhankelijk van de situatie waarin u verkeerd. Daarom is het goed om u door een specialist juist te laten informeren voordat u overgaat op de aanschaf van een bepaalde licentie.
Om u een idee te geven welke licentiemodellen er allemaal zijn, hebben we uitgewerkt welke licenties er zijn, wat je daarvoor krijgt en uiteraard wat je er voor betaald.

Per App plan

Voor 1 oktober 2021 was er nog een licentie waar een gebruiker 2 apps of 1 portal mee mocht gebruiken voor €8,40. Na 1 oktober 2021 is er een nieuw type licentie bijgekomen waar de gebruiker nog maar 1 app of 1 portal mag gebruiken. De prijs hiervan is: €4,20 per gebruiker per maand.

Wanneer een gebruiker de ‘Per App’ licentie heeft, dan mag hij/zij twee (2) apps gebruiken waarin Premium connectoren gebruikt worden. Ook mag/ kan de gebruiker gebruik maken van één (1) Power App Portal. LET OP: Een licentie kan ook alleen maar binnen een Power Apps omgeving (Environment) gebruikt worden. Heb je Apps in twee verschillende omgevingen? Dan dien je dubbele licenties te kopen en deze aan beide omgevingen toe te wijzen, ook al is het dezelfde gebruiker die in beide omgevingen een app gebruikt.

Naast het gebruik van (onbeperkt aantal) premium connectoren in de twee apps, kan en mag er ook gebruik gemaakt worden van custom connectoren, connectie naar onpremise databronnen en mag je als gebruiker ook gebruik maken van Dataverse databronnen. Dynamics 365 data kan je alleen lezen. Info daarin wegschrijven is niet mogelijk met deze licentie.

Zie deze afbeelding voor de exacte onderdelen van de app.

Per App licentie onderdelen
Een ‘Per App’ licentie kost €8,40 per gebruiker per maand.(Oude variant!). De nieuwe variant waar er nog maar 1 app gebruikt mag worden kost €4,20 per maand. Beide versies zijn nog te verkrijgen via Microsoft Partners.

Per user plan

Wanneer je een gebruiker een “Per user plan” licentie geeft dan mag de gebruiker ongelimiteerd gebruik maken van apps met premium connectoren. Ook heeft de betreffende gebruiker de mogelijkheid om tot een ongelimiteerd aantal Power App portalen toegang te krijgen.

Daarnaast mag er net als bij de ‘Per App’ plan licentie gebruik gemaakt worden van custom connectoren, onpremise databronnen en dataverse databronnen. Ook hier is er alleen lezen toegang tot dynamics 365 data.

Zie de afbeelding voor de exacte onderdelen van de app.

Per User plan PowerApps
Een ‘Per user’ licentie kost €16,90 per gebruiker per maand.

Power Apps i.c.m. Dynamics 365

Wanneer een organisatie al Dynamics 365 in gebruik heeft, dan kan een gebruiker binnen de context van de Dynamics 365 omgeving gebruik maken van premium connectoren. Binnen de context van de Dynamics 365 omgeving kan er zowel in de data geschreven, gelezen aangepast of verwijderd worden. Daarnaast heb je ook de mogelijkheden tot gebruik van custom en onpremise connectoren.

Met deze licentie kan er geen “losse” canvas (Power App) gemaakt worden die BUITEN de omgeving (context) van de Dynamics 365 omgeving draait.
Deze licentie hoeft/ kan niet los aangeschaft worden, je krijgt deze mogelijkheden namelijk al vanuit de betreffende Dynamics 365 licentie.

In de afbeelding hiernaast is te zien wat exact in deze licentie zit.

Dynamics 365 icm PowerApps

Wees creatief!

Wanneer je creatief bent, kan je dat een hoop kosten besparen!

In sommige gevallen kan je soms beter de data in een “gratis” bron opslaan en met een andere methodiek (bijvoorbeeld PowerAutomate of middels een script) de data eenmaal per week overzetten naar andere databronnen zoals bijvoorbeeld een SQL database.

Video uitleg

In februari 2021 was Dennis Blotenburg te gast bij Get-Responsive Live om meer te vertellen over de licentiestructuur van Power Apps, Power Automate en Virtual Agent. In onderstaande video is hierin het e.e.a. terug te lezen. Ook aangevuld met demo’s.

Cloudigy kan u helpen bij het ontwikkelen van bedrijfsspecifieke oplossingen en bij het digitaliseren van uw bedrijfsprocessen middels het Microsoft Power Platform. Heeft u vragen over licenties van Microsoft Power Apps, of wilt u bekijken welke processen wij samen met u kunnen digitaliseren? Neem dan contact met ons op.