Wat is Microsoft Forms?
Met Microsoft Forms kan je simpel een vragenlijst maken. Met een uitgebreide enquête kan je digitaal meningen, resultaten en ideeën verzamelen. Microsoft Forms is erg vergelijkbaar met Google Forms.
Naast dat je vragenlijsten (enquêtes) kan maken, kan je met Forms ook een Quiz maken.
Hoe open ik Microsoft Forms?
Je kan Forms via een aantal manieren gebruiken. Rechtstreeks via https://forms.office.com is een eenvoudige manier. Maar werkt jouw organisatie al met Microsoft Teams? En wil je een enquête of quiz maken waarvan de resultaten met meerdere personen gedeeld moet worden?
Dan is het aanmaken van een nieuwe enquête of quiz (of toets), via Microsoft Teams de beste optie. Binnen een Team kan je als team eigenaar binnen een kanaal een nieuw tabblad aanmaken.
Een enquête maken
Binnen veel bedrijven is men benieuwd hoe een bepaald evenement beleefd is, wat vond men er nou echt van? Of waar de organisatie zichzelf in moet gaan verbeteren? In dit soort situaties is Microsoft Forms een ideaal middel.
Je kan op deze manier snel en heel eenvoudig meningen ophalen middels een online vragenlijst. De vragenlijst past zich aan elk type scherm aan, zodat het ook simpel in te vullen is vanaf de mobiel.
Een toets of een quiz maken
Met Microsoft Forms kan je ook een quiz opstellen. Interessant voor bijvoorbeeld presentaties, om na afloop te meten of de boodschap helder over gekomen is.
Het onderdeel quiz kan ook gebruikt worden als toetsingsmechanisme binnen het onderwijs. Je kan als docent op een zelfde manier als dat je een enquête maakt, ook een ‘quiz’ aanmaken, die je als toets gebruikt.
Aan elke vraag kan je een aantal “te scoren punten” meegeven. Met het geven van de juiste antwoorden kunnen er punten gescoord worden. Het totaal aantal gescoorde punten kan op deze manier gebruikt worden om tot een eind cijfer te komen.
Forms instellingen
Je kan een aantal instellingen aan de quiz opties meegeven. Gebruik je het Quiz formulier na afloop van bijvoorbeeld een enquête, dan is het wellicht niet nodig om naam en e-mail adres te verzamelen. Heb je als docent Forms in gebruik om een toets af te nemen, dan wil je dat juist wél gebruiken.
Hierbij kan je ook aangeven of de enquête/ toets alleen voor intern of juist ook voor extern gebruik is.
Met name handig bij toetsen, je kan aangeven dat een quiz/ toets maar éénmalig ingevuld mag worden. Andere handige feitjes zijn dat je datums/ tijden waarop de toets open staat kan instellen. Dit zodat je zelf kan bepalen wanneer de toets gemaakt moet worden.
Zitten je leerlingen naast elkaar en wil je niet dat ze bij elkaar afkijken? Dan kan je de vragen door elkaar aanbieden (shuffle) zodat de volgorde bij niemand hetzelfde is.
Voorbeeld
Slimme vragenlijsten
Een enquête of quiz kan je ook nog eens “slim” maken, afhankelijk van welk antwoord er gegeven is, volgen er specifieke vervolgvragen. Dit onderdeel van Forms heet secties.
Op deze manier kun je hele specifieke uitvragen doen, wat ervoor kan zorgen dat de antwoorden die je op deze manier verzameld gerichter zijn.
Stel je bijvoorbeeld als vraag, “in welk land ben je op vakantie geweest?” Dan wil je, wanneer je Spanje hebt geantwoord, bij de vervolg vraag over welke stad je daar bezocht hebt, de opties voorgeschoteld krijgen van steden in Spanje en niet van bijvoorbeeld Franse steden.
Je kan met de afhankelijkheid van het antwoord dat gegeven is, de vervolgvraag bepalen.
Voorbeeld
Resultaten analyseren
Nadat je de resultaten hebt ontvangen, kan je eenvoudig op het tabblad “antwoorden” de gemiddelde resultaten zien in verschillende diagrammen. Dit geeft je al een goed inzicht.
Per respondent kan je vervolgens ook inzien wat de betreffende antwoorden zijn geweest.
Heb je antwoorden verzameld middels de quiz/ toets optie? Dan wil je de resultaten natuurlijk nakijken, zeker in het geval je de open vragen moet beantwoorden en daar punten aan toe moet kennen.
Dat kan op de zelfde manier als hierboven benoemd is, waarbij je bij elk antwoord een x aantal punten kan toekennen.
Wanneer je veel vervolgvragen hebt ingevoerd, dan zijn de standaard overzichten misschien niet goed genoeg om verder in te kunnen zoomen op de resultaten per categorie.
Daar heeft Microsoft ook wat moois op gevonden, het exporteren van de gegevens naar Excel. Het betreffende bestand kan je vervolgens importeren binnen PowerBI om er je eigen analyse op los te laten.
De resultaten maak je daarbij clickable, zodat je per groep kan analyseren wat de resultaten betekenen. Door dat dan ook nog eens binnen je Microsoft Team te delen, kan elk teamlid zijn eigen analyse op de resultaten los laten.
Privacy
Binnen Microsoft Forms heb je de mogelijkheid om anoniem of juist niet anoniem gegevens en informatie te verzamelen.
Ga je een enquête met externen delen, dan is deze standaard anoniem. Dit kan je ook niet aanpassen. Wel kan je vragen of mensen hun gegevens willen achterlaten.
Bij bijv. toetsing binnen een onderwijsinstelling wil je juist dat je naam + e-mail gegevens beschikbaar hebt dit kan je dan ook aanzetten.
Helaas zijn er ook steeds meer personen die misbruik van Forms maken, door bijvoorbeeld middels Forms phishing acties uit te voeren. Microsoft heeft hiervoor Office 365 ATP ook t.b.v. Forms geconfigureerd, waardoor je met deze extra licentie ook tegen dit soort aanvallen beschermd bent.
